Grattis, ni vann upphandlingen! Men vad händer nu?

Grattis till ditt nya avtal med offentlig sektor! När en lång, krävande och spännande anbudsprocess har tagit slut så står du kanske där och funderar på vad som händer sen?

Börja med att ge dig själv en klapp på axeln för ett bra arbete och kavla sen upp ärmarna, för det är nu det riktiga jobbet börjar!

I den här guiden lotsar vi dig igenom viktiga aspekter som kan uppstå under avtalets gång så att du har de bästa förutsättningarna inför ditt samarbete med din nya kund!

Undertecknings- och startmöte

Att vinna en upphandling är början på ett samarbete som kommer att pågå ett tag. När det gäller ett ramavtal kommer det förhoppningsvis också att gälla under avtalstiden. Det är därför viktigt att komma igång på ett bra sätt. Generellt blir du som leverantör inbjuden till ett startmöte som också ofta inkluderar ett undertecknande av avtalet.

I ett startmöte är det viktigt att förtydliga båda parters förväntningar, det vill säga både kundens (upphandlande myndighet/enhet) förväntningar på dig som leverantör, men också era förväntningar på dem.
Det är inte ovanligt att båda parter upplever någon typ av överraskningsmoment under ett sådant startmöte. Även om uppdraget eller leveranserna beskrivs i upphandlingen kan det finnas omständigheter som har glömts bort eller beskrivningar som kan tolkas på olika sätt. Genom att tidigt enas om vad det är som gäller inför avtalstiden minskar ni risken för konflikter senare. 

Det är också viktigt att gå igenom eventuella inköpsbehov eller projektplan i detalj. Här kan det också uppstå villkor som senare kan leda till tvister. Det är därför viktigt att beta av dessa så tidigt som möjligt.

Om det finns specifika krav på vidare möten samt uppföljning i upphandlingen är det viktigt att kartlägga dessa. Både mötenas frekvens men också innehållet. Om det förväntas att du ska lämna in några rapporter eller en beskrivning av framstegen bör du också komma överens om när dessa ska lämnas in, vad rapporterna ska innehålla samt detaljnivån i förloppsbeskrivningarna.

Ni bör också komma överens om vilka som förväntas att delta i dessa möten. Alla behöver inte alltid vara närvarande vid alla möten men det är viktigt att ni tillsammans kommer fram till vad kundens förväntningar är på detta.

När det gäller signeringen av avtalet är detta vanligtvis bara en formalitet. Det händer att det görs elektroniskt via kundens kontraktsverktyg eller en annan elektronisk lösning, annars sker det traditionellt med underskrift på papper.

Se till att ni förtydligar vem det är som kommer att skriva under. Är det chefen som måste underteckna eller är det räcker det med att KAM undertecknar?

Kontaktpersoner och uppföljning

För att samarbetet ska kunna genomföras så smidigt som möjligt är det viktigt att du har rätt kontaktpersoner att hantera i den dagliga uppföljningen. Dessutom bör man klargöra med vem man ska hantera eventuella konflikter.

Konflikter må låta allvarligt, och det kan vara, men oftast är det små missförstånd som skapar irritation som ligger bakom. Exempelvis sådant som får saker att gå långsamt eller att det ständigt sker förändringar i beställningarna som orsakar extra arbete för dig som leverantör. Att förutspå eventuella missförstånd och bemöta dessa tidigt är särskilt viktigt i ramavtal där kunderna kan sitta längre ute i organisationen och därför inte har något direkt ansvar gentemot hantering av avtalet.

Senare i samarbetet är det också viktigt att du ser till att ha bra rutiner för uppföljning samt att du passar tidsramarna. Det ger ett dåligt intryck om kunden ständigt måste uppmana till rapporter eller påpeka att utvecklingen är bristfällig i förhållande till vad som avtalades i startmötet.

Även om du själv inte upplever att det finns ett behov av ett uppföljningsmöte bör du ändå kontakta kunden och fråga om de har behov av ett möte. Genom att vara förutseende ger du kunden en tryggare upplevelse av ert samarbete.

Som sagt; se till att du skickar rätt personer till rätt möten. Om det är så att någon från ditt företag inte kan delta i mötet så är det viktigt att ni tar dialogen med kunden och antingen skjuter på mötet eller skickar en ställföreträdare som är väl insatt i de frågor som ska diskuteras.

Det här ställer krav på er organisation att ha en god kommunikation samt bra dokumentation så att det är enkelt för någon ny att sätta sig in i projektets framfart.

Fullt fokus på leveranstider

De flesta avtal reglerar hur försenade leveranser ska hanteras, se till att läsa avtalet noga så att du redan på förhand vet vad som eventuellt väntar. I värsta fall kan det sluta med dagsböter och det är såklart en tråkig utveckling för båda parterna.

Om du redan på förhand vet att en beställning eller en delleverans kommer att försenas är det ditt ansvar att meddela kunden detta så snart som möjligt. Även om det är så att kunden själv är orsaken till förseningen är det ditt ansvar att se till att informera om detta.

Att ha en öppen dialog och vara ärlig om eventuella förseningar samt orsaken till dessa kommer oftast att mötas med förståelse från kunden, det skapar också en tryggare och pålitligare relation er emellan.

Även om förseningar ibland är ett oundvikligt faktum så är de också en stor källa till irritation för kunden. Undvik försenade leveranser till varje pris! Att alltid vara osäker på om de faktiskt får det de beställer är en ohållbar situation och i värsta fall kan kunden komma att säga upp avtalet.

Meddelande om ändringar

I ett avtal som kan pågå i fyra år eller mer säger det sig självt att det kommer att ske förändringar längs med vägen. Vissa typer av ändringar klargörs i avtalet, medan andra kan vara helt oförutsägbara. DU bör vara beredd på att ändringar i pris, kvantitet eller liknande kan uppstå. 

Det är därför viktigt att du ser till att du är medveten om alla klausuler som berör prisändringar. Det finns många olika metoder att hantera priser i ett avtal. Allt från årliga justeringar till kunder som kräver fast pris under hela avtalsperioden. Båda är tillåtna och så länge du har lämnat ett anbud och accepterat villkoren kan du generellt inte komma efteråt och kräva att priserna ska ändras.

I de fall där prisändringar accepteras finns det vanligtvis en tidsfrist för hur långt i förväg du måste meddela ändringen för att den ska accepteras. Om du överskrider denna tidsfrist kan du behöva behålla de gamla priserna i ytterligare en period. En del kunder kan vara flexibla och acceptera en plötslig prisförändring, men ta det inte för givet, så se till att du följer avtalets villkor.

Att följa de villkor och tidsfrister som har avtalats ger kunden ett intryck av att du har koll på dina affärer och arbetar strukturerat.

Ändringar i kvantitet - vad är tillåtet?

Förutom att det kan uppstå förändringar i form av priser eller medarbetare som beskrivits tidigare kan det också finnas situationer där kunden måste göra ändringar i storleken på avtalet. Frågan som då uppstår är; hur stora förändringar är tillåtna?

Det finns egentligen ingen tydlig reglering här, så svaret blir tyvärr ofta "det beror". Men det finns några riktlinjer att förhålla sig till. I LOU finns det ett förtydligande kring vad som är tillåtet och inte. Du hittar mer information i 17 kap. 9-14 § LOU 

I LOU kan man bland annat läsa att förändringar som är "inte väsentliga" är tillåtna. Men vad betyder "inte väsentliga"?

Ändringar på 10 % (15 % för byggkontrakt) av kontraktets värde anses vara tillåtna om ändringen inte överstiger EES-tröskelvärdena.

Ändringar relaterade till oförutsedda händelser anses också vara tillåtna, så länge de inte ändrar kontraktets karaktär eller överstiger 50 %.

Nödvändiga ytterligare leveranser som inte kan levereras av andra leverantörer eller där det skulle medför stora besvär för kunden att byta leverantör, anses också vara tillåtna. Även här gäller det att de inte överstiger 50 % av det ursprungliga kontraktsvärdet.

Andra ändringar du bör meddela kunden om är frågor relaterade till dina anställda som är permanenta kontakter i projektet. Om en av dina permanenta och centrala kontaktpersoner lämnar eller byter position ska du rapportera detta och samtidigt presentera den person som tar över uppgiften.

I vissa fall kan det också vara så att kunden kräver godkännande av nya personer. Särskilt om kompetensen och erfarenheterna från den medarbetaren utvärderades när du vann upphandlingen. Kunden kan då kräva att din ersättare måste ha minst lika god kompetens och erfarenhet som den som avgår.

Även här handlar det om att ha en rak och öppen dialog. Att i ett tidigt skede meddela förändringar ger kunden ett gott intryck av hur du hanterar förändringar, även om kunden egentligen hade föredragit att få slippa dem.

Vad är inte tillåtet?

Om ändringen är av så kallad "väsentlig karaktär" är det som regel inte tillåtet. Den viktigaste aspekten här är om ändringen hade kunnat leda till att andra leverantörer hade kunnat delta i upphandlingen.

En annan faktor är förändringar som "ändrar kontraktets ekonomiska jämvikt till förmån för leverantören". Detta kan exempelvis vara en förändring av prisjusteringsklausuler som går utöver vad som ursprungligen avtalats, eller om nya klausuler införs som inte överenskommits i det ursprungliga kontraktet.

Lojalitet mot avtalet

Lojalitet i avtalsförhållanden är ett ämne som många kämpar med. Lojalitet mot ett avtal är inte en regel som skrivs ner någonstans utan bygger på principen om skyldigheten för avtalsparterna att infria avtalet.

Avtalslojalitet innebär i praktiken att båda parter agerar lojalt gentemot den andra parten under hela avtalets gång. Detta innebär att man också bör försöka ta hand om båda parters intressen.

Om du upptäcker att kunden handlar av din konkurrent bör du på ett trevlig sätt omgående lyfta det detta med kunden. I många fall sitter inköparna längre ut i organisationen och det kan vara så att de inte ens vet att avtalet existerar eller kanske har missförstått avtalet. I många fall är kontraktchefen tacksam för att du säger till.

Lojalitet i avtalsförhållanden i ett ramavtal betyder inte att kunden har en skyldighet att handla. Ramavtalet reglerar endast villkoren för framtida köp när det uppstår ett behov hos kunden, som avtalet med dig täcker. Men om kunden faktiskt ska handla något som avtalet täcker, har de en skyldighet att handla från den eller de leverantörer de har ingått avtal med.

Från kundens sida handlar lojalitetsprincipen också om att kunden måste rapportera i god tid om de av någon orsak skulle hålla inne en betalning. Kunden kan inte bara avstå från att betala fakturan och efteråt ange varför den inte betalades.

Som leverantör är du också skyldig att se till kundens intressen. Om oförutsedda händelser betyder att uppdraget måste avslutas eller att saker inte är slutförda, måste du se till att konsekvenserna för kunden är så små som möjligt.

Att vara lojal mot avtalet är viktigt för ditt företags rykte och om det skulle bli så att avtalet måste sägas upp, försök att göra det bästa av situationen för kunden. Det kommer förhoppningsvis betala sig senare i form av goda relationer.

Kom ihåg etik 

Slutligen vill vi påminna dig om vikten av etik och att ha ett passande förhållningssätt gentemot din kund och dess anställda.

Lagstiftningen ställer höga krav på företag respektive myndigheter att bete sig på ett visst sätt som anses bidra till väl fungerande marknader och en effektiv offentlig upphandling. Historiskt sett har det varit annorlunda och det finns många gamla berättelser om både resor och fina julklappar. Kom ihåg att kundens anställda inte får ta emot gåvor, provisioner eller andra typer av tjänster för utövningen av anställningen, de riskerar att göra sig skyldiga till mutbrott. Om du bjuder in kunden till resor, utställningar eller evenemang måste kunden själv täcka resor och boende.

Ramavtal med leverantörer för leverans av varor och tjänster ska inte användas av anställda i ett privat sammanhang.