Regelverket för offentliga upphandlingar är invecklat. Här är tre vanliga misstag som du kan begå när du ska delta i ett upphandlingsförfarande:
- Du svarar inte ordentligt eftersom du inte tar seriöst på kraven
- Du lägger över ansvaret för oklarheter i anbudet på uppdragsgivaren
- Du försöker ge ett bra anbudssvar utan att kunna spelreglerna (du vet inte hur anbudet kommer att bedömas)
Alla de här misstagen resulterar i att anbudet blir avvisat eller att du helt enkelt förlorar upphandlingen eftersom du inte får tillräckligt bra poäng.
Förlorad upphandling = förlorad arbetstid du aldrig får igen.
En sann historia från upphandlingsmarknaden
Vi hade nyligen ett vägledningssamtal med ett företag. På grund av sekretess kan vi inte avslöja namnet på det men vi kan kalla det för Grossisten AB. De levererar dentalprodukter till tandvårdskliniker.
Grossisten AB kämpade med just de här problemen. De upplevde att de blev avvisade och kände att de förlorade så ofta att de övervägde att ge upp offentliga upphandlingar helt.
Resultatet gjorde det inte värt insatsen.
Ett eftertraktat ramavtal
Nu hade dock en anbudsförfrågan om ett ramavtal med tre landstingskommuner precis kommit ut. De hade förlorat en liknande upphandling för samma landstingskommuner förra gången för fyra år sedan. Den här gången ville de verkligen vinna kontraktet.
Vi började med att ställa frågan: ”Hur mycket kan ni om reglerna som styr hur upphandlingsförfaranden går till?”
Svaret blev: ”Väldigt lite. Vi har inte orkat sätta oss in i det särskilt mycket.”
Vi föreslog att vi skulle gå igenom de två senaste upphandlingarna de hade deltagit i och så kunde vi ta det här med regelverket lite efter hand. Den ena upphandlingen var den de blivit avvisade från (utan att förstå varför) och den andra hade de förlorat storslaget. Vi fick en kopia av anbudssvaren och meddelandena från uppdragsgivarna för att försöka ta reda på vad det var som egentligen hade gått snett.
Slarv i dokumentation och beskrivningar
I det första fallet (avvisningen) hade de valt att inte skicka in någon dokumentation på kvalitetssystemet. De kunde inte förstå varför de blev avvisade:
”All information de vill ha finns ju på våra webbsidor. Varför blir vi avvisade då?”
I det andra fallet hade de tagit sig igenom nålsögat men de hade fått dåliga poäng på flera punkter. Detta kunde de inte heller förstå eftersom de hade skickat in allt de hade av produktbeskrivningar och lämnat prisuppgifter. De låg till och med bra till när det gällde priset.
”Vad mer förväntar sig uppdragsgivaren att vi ska beskriva?”
Kunskap om regelverket kunde ha gett kontrakt
Här hade grundläggande kunskaper om spelreglerna kunnat spara Grossisten mycket arbete. Då hade de vetat att:
- Det är den som skickar anbudssvaret som har dokumentationsplikten.
- Anbuden ska kunna bedömas utifrån tilldelningskriterierna i upphandlingsunderlaget.
I sitt anbudssvar tog Grossisten AB det för givet att uppdragsgivaren skulle hitta informationen de behövde själva. De gav inte heller någon beskrivning av produkten som gjorde att den kunde jämföras med andra anbud.
De här två misstagen gjorde att de förlorade.
Regelverket för offentliga upphandlingar har två grundläggande principer: likabehandling och förutsägbarhet
Bakgrunden till de här principerna är bland annat det här:
- För att alla intresserade anbudsgivare ska ha samma möjlighet att vinna kontraktet ska villkoren för upphandlingen vara kända.
- Kravet på dokumentation ska vara lika för alla.
- Lika situationer ska behandlas lika för alla anbudsgivare.
- Kraven gäller oavsett om uppdragsgivaren känner företaget sedan tidigare eller inte.
Uppdragsgivare vet bara det du talar om för dem
Det har faktiskt hänt mer än en gång att företag som har haft ett längre kontrakt med uppdragsgivaren har blivit avvisade i en upphandling för att de inte har skickat in dokumentation på referenserna. Och varför skickades inte dokumentationen in? För att de utgick ifrån att uppdragsgivaren kände företaget så pass bra sedan tidigare och det därför inte var nödvändigt.
För att förklara bakgrunden till den här behandlingen kan vi ta följande exempel: Om två anbudsgivare saknar samma dokumentation (till exempel beskrivning av kvalitetssystemet) men bara den ena skriver om det på sina webbsidor så ska inte detta ha någon betydelse för hur de här två anbuden ska behandlas (lika situation ska behandlas lika).
När det gäller dokumentationsplikten är regelverket väldigt tydligt. Du måste alltid se till att kontrollera extra noga att allt som efterfrågas också skickas in.
Anbudsgivaren med tjockaste pärmen vinner
Nej. Vår erfarenhet av offentliga upphandlingar antyder faktiskt det motsatta.
De anbud som är naturligt kortfattade och välstrukturerade vinner. Anledningen till det är att de som skickar in stora mängder dokumentation ”för att vara på den säkra sidan” i regel inte har satt sig in tillräckligt bra i uppgiften.
Grossisten AB lärde sig av sina misstag
När Grossisten AB skulle skriva sitt nästa anbud satte de sig in ordentligt i uppgiften.
Företaget gick noga igenom uppdragsbeskrivningen, avtalsvillkoren och tilldelningskriterierna. De gjorde en bedömning av vad uppdragsgivaren egentligen ville uppnå med kraven och tilldelningskriterierna i anbudsförfrågan.
Till exempel: Vad är bakgrunden till att uppdragsgivaren ville ha en beskrivning av en implementeringsplan?
I de flesta fall är inte uppdragsgivaren särskilt intresserad av att byta leverantör. Därför vill de veta vad du som anbudsgivare tänker göra för att övergången ska bli så smidig som möjligt.
Den här gången lämnade Grossisten AB ett anbud som stämde överens med regelverket och uppdragsgivarens önskemål.
Den här gången vann de upphandlingen.
Vinnarna kan regelverket för offentliga upphandlingar
Ska man vinna så måste man kunna spelreglerna som ligger till grund för att utse en vinnare.
Det gäller i allt, såväl i idrott som i upphandlingar. Och vi vet att det är många som inte tar sig tid att lära sig reglerna. De flesta tycker nämligen det är tråkigt att läsa föreskrifter.
Dessutom är materialet ofta svårtillgängligt. Det mesta du hittar om regelverket på nätet är skrivet för uppdragsgivarna så att de ska undvika att göra fel.
Det är inte mycket information som är anpassad för företag som vill lära sig de grundläggande spelreglerna. Men det är ändå värt att lägga ned tiden det tar att sätta sig in i regelverket.