Som leverantör måste du ofta dokumentera olika typer av miljö- eller kvalitetsrelaterade krav. I många upphandlingsförfaranden anges mycket specifika certifierings- eller märkningssystem som leverantören eller produkterna ska uppfylla.
Men om du saknar den efterfrågade certifieringen, eller om produkterna inte har den speciella miljömärkning som krävs? Vad gör du då?
Regelverket för offentlig upphandling tar höjd för just detta
och tillåter därför att leverantörer dokumenterar kravuppfyllelse på ett annat sätt. Det är dock viktigt att dokumentationen uppfyller vissa minimikrav.
Krav på miljömärkning
Enligt regelverket kan en uppdragsgivare ställa krav på en viss märkning som dokumentation för, bland annat, produkternas miljöegenskaper. Om leverantören inte har produkter som är godkända enligt de angivna märkningarna säger regelverket emellertid att uppdragsgivaren ska godta andra märkningar som bekräftar att varorna, tjänsterna eller bygg- och anläggningsarbetena uppfyller krav som motsvarar märkningen.
Om uppdragsgivaren kräver att produkterna ska vara exempelvis Svanen-märkta, innebär detta att du kan erbjuda produkter med andra likvärdiga godkännanden baserade på standardiserade märkningssystem, förutsatt att dessa godkännanden omfattar samma miljöegenskaper som Svanen-märkningen. Det är emellertid du som leverantör som måste säkerställa att produkterna faktiskt uppfyller minimikraven på produkterna.
Ibland kan miljömärkning vara knuten till tilldelningskriterierna på så sätt att miljömärkta produkter ger bättre poäng än produkter som helt saknar miljömärkning.
Produkterna uppfyller miljökraven men är inte certifierade
Om produkterna du erbjuder uppfyller sådana miljökrav, men inte är certifierade, måste du se till att bifoga dokumentation som gör det möjligt för uppdragsgivaren att bedöma om produkterna verkligen uppfyller kraven. Du kan till exempel göra detta genom att bifoga en försäkran om överensstämmelse. En sådan försäkran om överensstämmelse ska visa att miljökraven är uppfyllda, och innehålla en hänvisning till teknisk dokumentation från producenten eller annan information om på vilket sätt produkten uppfyller kraven.
Försäkran om överensstämmelse måste alltså innehålla vissa upplysningar för att uppdragsgivaren själv ska kunna bedöma om produkternas miljöegenskaper uppfyller minimikraven, eller om de ska anses vara miljövänliga.
Krav på kvalitetsledningssystem
Som en del av kvalificeringskraven ställs det ofta krav på att leverantörerna har någon form av kvalitetsledningssystem. I vissa fall hänvisas det också till specifika krav, till exempel ISO9001 eller ISO27001, för att ange vilken miniminivå som gäller för att delta i upphandlingsförfarandet. Uppdragsgivaren kan till och med kräva att leverantören ska presentera ett intyg eller ett certifikat som dokumentation på att leverantören uppfyller vissa normer.
Även här gäller samma regel, att uppdragsgivaren ska godkänna alternativ dokumentation på att minimikraven är uppfyllda om du inte har möjlighet att skaffa sådana certifikat inom tidsfristen för upphandlingen.
Dokumentation på kvalitetsledningssystem
Om det krävs ISO9001 eller motsvarande måste du kunna dokumentera att ditt företag har ett kvalitetsledningssystem som motsvarar kraven som gäller för att erhålla en ISO9001-certifiering. Åter igen åligger det leverantören att uppvisa dokumentation som ger uppdragsgivaren möjlighet att göra en egen bedömning.
Många skickar i sådana fall in en allmän beskrivning av ledningssystemet och bifogar innehållsförteckningen till det fullständiga ledningssystemet.
Observera att, om ditt företag blir tilldelat kontraktet, kan det krävas att ni skaffar relevant certifiering inom en angiven tidsfrist.