Powerduon Helena Brynolfsson, grundare ProSourcia och Eva-Lotta Löwstedt-Lundell, Koncernchef på ADDA driver den populära podden På tal om inköp. Här delar de med sig av sina insikter om framtidens upphandlingsklimat - och varför det är så viktigt att maxa dialogen för att göra framgångsrika affärer.
På tal om inköp är podden som balanserar nya insikter, inspiration och underhållning på temat inköp och upphandling. Hittills har duon Helena Brynolfsson och Eva-Lotta Löwstedt-Lundell bjudit på många spännande samtal om inköpsinsikter från både privat och offentlig sektor.
I ännu en kompetenstung konversation delar de båda med sig av sina framtidsutsikter när det gäller upphandlingar och hur man håller sig strategisk i tuffare tider.
Hur framtidssäkrar man upphandlingar egentligen?
– Jag är övertygad om att framgången i upphandlingar kommer ligga i det viktiga arbetet före och efter. Vi kan inte bara fokusera på anbudsprocessen, både när det gäller inköparsidan och säljsidan, berättar Eva-Lotta Löwstedt-Lundell.
Helena håller med, men passa även på att lyfta värdet av att alltid börja med att analysera affären, själva behovet, innan man sätter igång, både ur ett säljar- och köparperspektiv.
–Vi måste prioritera de strategiska affärerna och lägga tid på att analysera våra behov internt, men även hur det kan säkerställas externt på marknaden, bland annat via bra dialoger, berättar Helena Brynolfsson.
Hur skapar man en bra dialog i upphandlingsprocessen?
– En bra dialog behöver genomsyras av tillit, att man lyssnar och känner sig förstådd. Känner man tillit blir man mer modig i relationerna och våga utmana varandra. Jag som suttit på köparsidan känner ibland att modet saknats just för att tilliten inte finns där. Det är något vi måste jobba på för att bli mer effektiva och inte peka finger åt varandra. Vi måste ta sikte på den gemensamma uppgiften i fråga och se till hur båda parter både bidrar och vinner på affären, säger Eva-Lotta.
Helena håller med.
– Satsa på att bygga samarbete, relationer och att ha dialog, det är faktiskt inte svårare än så.
Med dialog ökar chanserna för lyckat samarbete
Dialogen med alla parter i allt inköpsarbete, inklusive upphandlingsprocessen, är grunden för framgångsrika affärer. Enligt Helena är både uppstarten av en ny affär/avtal och avslutet viktiga tillfällen för kommunikation. Allt för att säkerställa båda parters förväntningar på avtalet och varandras verksamhet, så att målet med avtalet uppnås. Hon vill uppmana alla i branschen att växla upp när det gäller ombordstigning av leverantörer och kontinuerlig uppföljning.
Eva-Lotta understryker även att ledningen, även hos leverantörerna, behöver ha koll på offentliga upphandlingar men ha ett mer strategiskt fokus.
Helena instämmer.
– Vi behöver bli bättre på den kommunikativa biten, att ta plats och flytta fram positioner – det är upp till oss att driva vår förändringsagenda, ta plats och se till att saker och ting händer.
Hur ser den ekonomiska prognosen ut för framtida upphandlingar?
Det ekonomiska läget ser dystert ut framöver med stundande räntehöjningar och kommande lågkonjunktur. Utifrån dessa förutsättningar är det nu, enligt Helena, viktigare än någonsin att investera i och värna om både externa och interna relationer.
– Förtroenden och relationer kommer fortsätta att utmanas och ställas på sin spets och har du inte proaktivt identifierat samt investerat i dessa, kan det stå dig dyrt. Då är det både till interna kollegor och leverantörer som du vänder dig till och förväntar dig hjälp av när kris/krig/brist slår till.
Eva-Lotta instämmer och menar att det även krävs en helhetssyn på investeringar i dessa tider.
– Vi behöver backa bandet och se över alla inköp som görs för att kunna prioritera, och inte bara fokusera på priset. Utmaningarna framöver är stora, både ekonomin, hela klimatfrågan och dessutom en enorm utmaning inom kompetensförsörjning. Vi kommer att behöva kroka arm för att hjälpas åt och skapa en gemensam förståelse och klara dessa utmaningar tillsammans med näringslivet.
Vilka är dina bästa tips till alla inköpare inför framtiden?
Framöver gäller det att se de möjligheter och samtidigt parera de hot som lurar i vassen.
Helena har en tydlig uppmaning till alla inköpare:
– Ha koll och överblick över inköpsområdet både i form av din organisations inköpsmönster och era strategiska behov, men även er omvärld. Ombesörj en nära dialog med era strategiska leverantörer och dra nytta av deras kompetens och expertis. Vilka möjligheter ser de? Var innovativa ihop och vänd och vrid på alla möjligheter, avslutar Helena Brynolfsson.
Fotograf Kristin Viktorsson