Inköpare inom offentlig sektor utgör ingen homogen grupp. Det kan vara allt från jurister och avtalsexperter i stora offentliga bolag som dagligen arbetar med inköp, lagar och regelverk till en enskild medarbetare på det tekniska kontoret i en liten kommun som gör högst ett par inköp per år.
Helt klart kommer dessa två ytterligheter att hantera situationerna som kan uppstå i ett offentligt upphandlingsförfarande på olika sätt.
En skepsis inom offentliga upphandlingar
Men de har nog ett par saker gemensamt trots allt. För det första är deras fokus att följa regelverket efter bästa förmåga och undvika att göra fel. För många inköpare är den här pliktkänslan så starkt rotat i dem att det händer att de tillämpar regelverket mycket striktare än vad de egentligen behöver.
För det andra anstränger sig många inköpare för att inte ta risker. En risk kan vara oförutsedda prisökningar, förseningar eller att man inte får det man hade tänkt sig när man öppnade upphandlingen.
Inköparen måste kunna försvara tilldelningsbeslutet
Innan inköparen skickar tilldelningsbeslutet till leverantörerna darrar fingret gärna en liten stund ovanför musknappen.
Han tvekar några sekunder innan han till slut tar mod till sig och klickar. Alla inköpare vet att så fort beslutet är offentligt kommer det insynsbegäranden och klagomål och andra högljudda protester från dem som inte vann kontraktet.
Varför vann anbudet?
Inköparen vet att han måste kunna försvara sina bedömningar och motivera varför ett av anbuden vann upphandlingen. Han måste kunna motivera varför en leverantör med lite svag ekonomi, lite magra referensuppdrag eller ett lite tunt beskrivet kvalitetsledningssystem inte avvisades.
Och det är detta som gör att offentliga upphandlingar alltid behandlas väldigt fyrkantigt och byråkratiskt. Inköparen ska inte låta magkänslan eller andra yttre faktorer styra som inte kan dokumenteras. Han måste vara beredd att alla parter som förlorat i upphandlingen kan angripa inköpsprocessen från alla håll.
”Alla leverantörer är avvisade tills motsatsen har bevisats.”
Många leverantörer anlitar en advokat för att inge en klagan. Alla inköpare vet innerst inne att om en bra advokat på allvar vill hitta ett fel så kommer det alltid att finnas en risk för att han också gör det. Kanske bara ett obetydligt fel som inte hade påverkat utfallet i upphandlingen, men trots allt ett fel.
Just därför kan du träffa på inköpare med mottot ”alla leverantörer är avvisade tills motsatsen har bevisats”.
Så om du tycker att inköparen är lite väl nitisk i värderingen av referensuppdrag eller kvalitetsledningssystem eller att han bedömer ditt anbud till din absoluta nackdel, kan det beror på just rädslan för att någon kan komma att granska handläggningen kritiskt. Därför vill många inköpare vara på den säkra sidan och väljer att vara fyrkantiga i stället för flexibla.
Riskreducering i offentliga upphandlingar
Risker är också en faktor som gör inköparen lite extra nervös. Det visar sig ofta i stränga krav, ganska obalanserade avtalsvillkor och fyrkantiga och osmidiga prisstrukturer.
Inköparen kan vara pressad från flera håll. Han har kanske en budget han måste rätta sig efter. Kanske är upphandlingen så politiskt laddad att ett kostnadsöverskridande skulle innebära att han får ställas till svars inför kommunfullmäktige.
Historien har gett oss många exempel på att leverantören går i konkurs mitt under pågående projekt, vilket skapar ytterligare förseningar, kostnadsöverskridanden och tidningsrubriker.
Att minimera riskerna känns lika viktigt för en liten kommun som ska ingå snöröjningsavtal som det är för staten när de ska bygga en ny motorväg.
Stränga krav på leverantörer i upphandlingar
Om kommunen väljer en leverantör som inte har de nödvändiga resurserna på plats innan den första snön kommer har de ett problem som går ut över invånarna. Det når snabbt ut till lokalpressen och skapar förstasidesrubriker. Det ser inte bra ut.
Sådana förhållanden gör inköparen benägen att ställa lite extra höga krav på de leverantörer som deltar i upphandlingen. Det krävs en solid ekonomi och gedigen erfarenhet och ett visst minimum av material eller personal. Man kanske också fäster vikt vid kvalitetssäkring och uppföljning av underleverantörer.
Regelverket säger att det inte ska ställas högre krav än vad som är nödvändigt för att fullgöra kontraktet. Men många inköpare vill hellre ställa så höga krav som möjligt för att vara på den säkra sidan och slippa hamna i trubbel för att ha varit för snälla.
Avtalsvillkor och risk
Om uppdragsgivare använder icke-standardiserade avtalsvillkor är de ofta till uppdragsgivarens fördel. Ofta kan det handla om prisförändringsklausuler som gör att leverantören måste bära hela risken för förändrade valutakurser och råvarupriser.
Även här är orsaken att inköparen är rädd för att hamna i konflikt med chefer, politiker, ekonomiansvariga och andra för att leverantörerna har fått för fria händer. Många uppdragsgivare ser gärna att leverantörerna kalkylerar in en marginal för den här risken så länge risken för oförutsedda kostnader kan minimeras.
Hos en liten uppdragsgivare där upphandlingen görs av en enda person är inköparen ensam ansvarig för upphandlingen. Han har kanske få eller ingen att stötta sig mot. Fallhöjden får därför en mer personlig betydelse än när uppdragsgivaren är en stor aktör med många högt kompetenta personer i teamet som genomför upphandlingen.
Alla gör så gott de kan i upphandlingen
Inköpare är också människor som alla vi andra och de vill göra ett så bra jobb som möjligt. I vilken grad upphandlingen har varit en framgång eller inte beror helt och hållet på hur det mäts och vem det är som mäter.
Inköparen på det tekniska kontoret är förmodligen nöjd när snöröjningsavtalen väl är klara utan invändningar och innan första snön. Inköpsteamet i större organisationer har förstås helt andra faktorer de mäter. Men till syvende och sist gör alla så gott de kan för att tillgodose uppdragsgivarens intressen.