Vad är ett anbud? Vad är egentligen skillnaden mellan en upphandling och ett anbud och varför ska man använda en bredare CPV-kods profil? Har du koll på förenklat och ett öppet upphandlingsförfarande?
Är förvirringen total? Ingen fara, vi hjälper dig reda ut det! Här har vi samlat 10 vanliga frågor kring offentlig upphandling, vi reder ut begreppen så att du kan börja prata flytande upphandling- och anbudsspråk.
Vi vet att det kännas överväldigande att ge sig in i offentlig upphandling, även bortsett från lagar och regler som man behöver förhålla sig till kan det även finnas en hel del nya termer och begrepp som känns svåra att förstå. Även de som har stor erfarenhet av försäljning till privat sektor kan bli överväldigade av allt nytt som kommer med försäljningen till den offentliga sektorn. Vi vill underlätta processen för dig och har därför samlat 10 upphandlingsrelaterade frågor vars svar du borde känna till.
- Vad är skillnaden mellan upphandling och anbud?
När en myndighet behöver en tjänst och har en förfrågan, så publiceras det som en upphandling som leverantörer kan återkoppla på. När leverantören vill lämna en offert och besvara förfrågan, så kallas det för ett anbud. - Vad är skillnaden på en bevakningstjänst (Upphandlingskoll) och ett upphandlingssystem (TendSign) och hur ska jag använda dem?
En bevakningstjänst, som Mercell Opic Upphandlingskoll, hjälper dig att bevaka alla upphandlingar enligt definierade sökkriterier som du har satt upp i din personliga bevakningsprofil. Om du sedan vill skapa anbud på en upphandling och få tillgång till förfrågningsunderlaget, så hänvisas du till det upphandlingssystem där upphandlingen annonserats. I Sverige finns det framförallt tre upphandlingssystem som myndigheten använder; TendSign, Kommers och E-avrop. - Vad är en inköpscentral och vilka finns i Sverige?
En inköpscentral samordnar ett flertal myndigheters upphandlingar inom utvalda områden genom att teckna större ramavtal. I Sverige finns det framförallt tre stora inköpscentraler; Adda (tidigare SKL kommentus), Kammarkollegiet och HBV. Adda fokuserar på att framförallt hjälpa kommuner och regioner, Kammarkollegiet på att hjälpa alla statliga myndigheter och HBV fokuserar på att hjälpa alla kommunala bolag med sina ramavtal. - Vad är skillnaden på förenklat och öppet upphandlingsförfarande? Och vad är egentligen ett tröskelvärde?
Tröskelvärdet är den beloppsgräns som avgör vilka regler som en upphandling ska följa; om upphandlingen ska annonseras i EU eller nationellt. Det är den Europeiska kommissionen som beslutar om tröskelvärdena. Om värdet av upphandlingen överstiger tröskelvärdet kan den upphandlande myndigheten välja mellan t.ex ett förenklat och ett öppet förfarande.
Om det är under tröskelvärdet så är det Förenklat upphandlingsförfarande som gäller. Ett förenklat förfarande innebär mindre affärer, där det totala värdet oftast är under 2 miljoner SEK.
Om det är över tröskelvärdet, så innebär det oftast ett Öppet upphandlingsförfarande, med affärer som överstiger 2 miljoner SEK. - Vad är skillnaden mellan ett bör-krav och ett skall-krav?
Skall-krav är obligatoriska krav som du måste uppfylla i ditt anbud. Om något skall-krav fattas kommer ditt anbud inte att godkännas. Ett bör-krav däremot är inte obligatoriskt, utan är ett önskemål. - Vad är en CPV-kod och varför är det viktigt att välja rätt?
Varje produkt eller tjänst som upphandlas har en egen sifferkod, en så kallad CPV-kod. Som ett periodiskt system över upphandlings-världen. Det är samma terminologi som används vid en offentlig upphandling och har antagits av EU.
När du sätter upp en bevakningsprofil, väljer du CPV-koder som passar din verksamhet. Det finns huvudkategorier, ex arbetskläder, som sedan har underkategorier, ex handskar. När en upphandling registreras används ibland bara den övergripande CPV-koden, det är därför vi rekommenderar att du använder den CPV-koden i din bevakning och inte enbart den specifika CPV-koden för din verksamhet. Även om det innebär att du får fler upphandlingar att prioritera bland, så minimerar du risken att missa affärer och ökar chansen att hitta den upphandlingen som matchar er bäst. - Vad är en bevakningsprofil och vilka utmaningar finns för att skapa rätt profil?
Bevakningsprofilen är en skräddarsydd bevakning av upphandlingar baserat på EU:s CPV-koder, personligt anpassat till ditt företags verksamhet när du har tjänsten Mercell Opic. Tillsammans med din rådgivare på Mercell, så väljs CPV-koder som passar era sökkriterier. Utmaningarna om din profil inte stämmer med era behov, är att du får fel bevakning av upphandlingarna. Därför är det viktigt att det blir rätt struktur på CPV-koderna, så att ni inte missar viktiga affärsmöjligheter under bevakningen. - Vad innebär att upphandla med funktionskrav?
Vid en traditionell upphandling fokuserar man på detaljkrav. När det är en funktionsupphandling formuleras kraven istället utifrån funktion och det ger leverantören större utrymme för innovation och egna förslag. Läs gärna mer här. (länk) - Vad är ett tilldelningsbeslut?
Ett tilldelningsbeslut är en underrättelse till samtliga anbudssökande och anbudsgivare i en upphandling. Det anger till vilken eller vilka leverantörer som den upphandlande myndigheten/enheten har beslutat att tilldela kontrakt eller ramavtal. Detta beslut ska även innehålla information om skälen till myndighetens eller enhetens beslut samt under vilken tidsperiod avtal inte får ingås, den så kallade avtalsspärren.
Om du som leverantör är missnöjd med upphandlingsförfarandet, så kan du lämna in en överprövning till förvaltningsrätten där upphandlaren har sitt säte. - Vad gör jag om jag är missnöjd med upphandlingsförfarandet?
Om du som leverantör är missnöjd med ett upphandlingsförfarande, så kan du lämna in en överprövning till förvaltningsrätten där upphandlaren har sitt säte.
Att navigera i offentlig upphandling är inte alltid en dans på rosor men förhoppningsvis känner du dig lite klokare och tryggare i upphandlingsvärlden nu!
Missa inte att registrera ditt företag i Mercell Leverantörsregister, på så sätt gör du företaget sökbart för offentliga upphandlare. Det ökar dina chanser att bli inbjuden till en direktupphandling, RFI eller en upphandling. Att registrera sig i Leverantörsregistret är självklart kostnadsfritt!
