10 vanliga misstag i din upphandlingsprocess

Mercell4Woman and man with PC

 

Att vinna en upphandling kan vara avgörande för många företag då de är beroende av intäkterna som affärerna genererar. Ändå slarvar många med att skriva korrekta och tydliga anbud. Det kan handla om enkla misstag som lätt kan åtgärdas innan anbudet skickas in.

Här listar vi tio vanliga misstag och hur du kan undvika dem.

 


1. Anbudet följer inte upphandlingsdokumentets disposition

Om man inte är noga med att anbudet följer dispositionen i dokumentet för upphandlingen blir det svårare för upphandlaren att sätta sig in i anbudet. Överensstämmer anbudet kraven från upphandlaren får de en enklare och snabbare överblick av erbjudandet.

2. Anbudet är otydligt och innehåller slarvfel

Otydlig information och rena slarvfel kan leda till att ni förlorar upphandlingen. Anbudet är ofta upphandlarens första intryck av dig. Därför kan misstag leda till att de ifrågasätter din förståelse av kraven i upphandlingen och hur väl insatta ni är. Ta hjälp av varandra inom verksamheten och kontrollera flera gånger att allt är korrekt och tydligt innan anbudet skickas in.

3. Det fattas information i anbudet

Fattas det viktig information kan ni uppfattas som att ni inte har fullständig koll. Upphandlaren kommer och ska inte behöva be om förtydligande eller komplettering. Därför är det viktigt lämna in ett komplett anbud från början. Saknas det information från upphandlaren är det viktigt att ni tar reda på det innan anbudet skrivs.

4. Priset överensstämmer inte med ditt erbjudande

Priset är ofta en viktig del i utvärderingsprocessen, och behöver därför tydligt stämma överens med ert erbjudande. Se till att alltid motivera pris och villkor tydligt med efter vad som efterfrågas i den specifika upphandlingen och vad ni har att erbjuda. Genom att granska tilldelningskriterierna kan du få koll på vilka aspekter som upphandlaren kommer att värdera högst i upphandlingen. Genom att anpassa anbudet efter dessa aspekter kan ni få ett rejält försprång.

5. Skall-krav blandas ihop med bör-krav

Det kan hända att man blandar ihop skall-krav och bör-krav. Skall-kraven är de huvudsakliga krav som ställs på er som anbudsgivare och alla dessa krav ska uppfyllas. Bör-kraven måste inte vara 

Affärer

uppfyllda men ger klart fler fördelar om de är det. Därför kan det vara bra att sätta sig in i dessa för att öka chanserna att vinna upphandlingen.

6. Man besvarar inte kraven

Ser inte upphandlaren tydligt att ni besvarar kraven de ställer så kommer ni med största sannolikhet tappa deras intresse. En av de viktigaste delarna i en upphandling är hur väl ni svarar på kraven och deras frågor. Ge ett tydligt och kortfattat svar för varje krav och glöm inte att visa på vad just ni kan erbjuda i form av kunskap och erfarenhet. Tänk på att endast lämna anbud på de förfrågningar ni har en chans att vinna.

7. Man anpassar inte anbudet efter upphandlaren

Det är vanligt att man skriver ett anbud efter en mall. Men man bör alltid anpassa sitt anbud efter varje individuell upphandlare. Att läsa på och göra efterforskningar är därför mycket värdefullt när du sedan ska skriva anbudet. Då kan du anpassa det efter deras språk och förståelse. Det visar också att ni har god förståelse och är väl pålästa.

8. Man har inte med alla dokument som upphandlaren behöver

Precis som i ovan punkt är ett vanligt misstag att man går efter en mall och därmed också använder standardtexter i sitt anbud. Då finns det risk för att viktiga uppgifter som upphandlaren efterfrågar saknas. Var alltid noggrann med att bifoga allt som behövs.

9. Onödig information skickas med

Skickar man med bilagor som inte är relevanta blir anbudet svårare att överskåda och därmed svårare att utvärdera. En tumregel är att hålla anbudet så kort och koncist som möjligt, med endast den information som behövs. Upphandlaren utvärderar oftast många anbud och därför kan det vara tidskrävande att gå igenom något som är onödigt långt och otydligt.

10. Anbudet lämnas inte in i tid

Lämnas anbudet in för sent kommer det inte ens att prövas av upphandlaren. Det är ert ansvar att anbudet skickas in i tid!

 

Behöver du hjälp att prioritera rätt upphandling?

Mercells Go/No Go-matris hjälper dig att komma fram till om du bör svara på en anbudsinfordran eller inte:

 Ladda ner Go/NoGo-matrisen