Vad är ett ramavtal och varför finns de?
Ett ramavtal är ett avtal mellan en eller flera uppdragsgivare och en eller flera leverantörer, vilket har som ändamål att fastställa avtalsvillkor för de kontrakt som ska ingås under den perioden ramavtalet varar.
Detta innebär att ramavtalet huvudsakligen skall fastställa villkoren som kommer att gälla framöver när uppdragsgivaren gör en beställning på ramavtalet (avropar på ett ramavtal) och leverantören skall leverera det som beställts.
Sådana villkor är vanligtvis priser, leveranstider, krav på leverans och eventuell montering, krav på kompetens, faktureringsrutiner, transportmetoder och miljöegenskaper etc. Det innebär att alla faktorer som är relaterade till leveransen och kvaliteten på varorna eller tjänster. Detta gäller också priset, naturligtvis.
En konkurrensutsättning om ramavtal handlar alltså i realiteten om rätten att kunna leverera de mest relevanta varor och tjänster till uppdragsgivaren.
Det ger även uppdragsgivaren en eller flera fasta leverantörer att hantera under avtalsperioden. Något som är förmånligt för båda parter, eftersom det under avtalsperioden kan byggas en värdefull kundrelation, vilket båda parter kan dra nytta av.
Hur fungerar ett ramavtal rent teoretiskt?
När tilldelningen av kontrakt är klart och avtalet har undertecknats så har uppdragsgivaren möjlighet att göra avrop på ramavtalet.
Hur avropen genomförs skall också anges i ramavtalet, det kan ske via en webbshop eller uppdragsgivarens e-handelssystem eller e-post.
Oftast har leverantören ett krav på sig att relativt snabbt skicka en orderbekräftelse efter att beställningen har mottagits. Orderbekräftelsen kommer att ligga till grund för att uppdragsgivaren ska ta emot och betala.
Ramavtal som innefattar större uppdrag
I ett ramavtal som innehåller större uppdrag, vilket kan vara omfattande konsultuppdrag eller bygguppdrag, skriver man vanligtvis ett specifikt kontrakt för varje uppdrag.
Om avtalet gäller leasing av produkter, till exempel bilar eller kopiatorer, gäller det faktiska leasingavtalets varaktighet för den enskilda produkten, därför kommer ett 4-årigt leasingavtal som undertecknas en vecka innan ramavtalet upphör, att gälla i nästan fyra år efter att ramavtalet har upphört.
Regler runt prisjusteringar
Ett ramavtal har vanligtvis en varighet på 2 år med en option på 1 + 1 år, men det finns också andra kombinationer av varaktighet och optioner.
Optioner är i huvudsak kundstyrt, det är uppdragsgivaren som bestämmer om alternativet ska utlösas eller inte. Om uppdragsgivaren utlöser optionen, måste du som leverantör acceptera detta inom de villkor som gäller för en förlängning.
I huvudsak kan inte ramavtalen pågå i mer än 4 år inklusive optioner.
Under avtalsperioden är det oftast nödvändigt att justeras priserna. Antingen på grund av råvarukostnader, lönekostnader, valutaförändringar etc. Sådana villkor skall beskrivas i avtalet och bör vara kända för leverantörerna när de ska utforma sina anbud.
Ofta ser vi att prisförändringsklausuler är mest fördelaktigt för uppdragivaren, och att leverantörerna måste ta risken för prisförändringar under avtalsperioden. Vi har till och med sett exempel på avtalsvillkor där leverantören måste leverera samma produkt eller tjänst till samma pris under hela avtalens varaktighet, och utan möjlighet till prisjusteringar.
Det finns inga föreskrifter i regelverket som avgör vilka prisändringsklausuler uppdragsgivaren kan införa i ramavtalet. Du som leverantör måste därför följa noga med och se till att du tar hänsyn till prisändringsklausuler när du utformar anbudet.
Tänk på att priserna du erbjuder är bindande och att du inte kan förvänta att få möjlighet att ändra på villkoren i ramavtalet. I värsta fall kan du därför förlora pengar på avtalet och fortfarande ha en leveransskyldighet baserad på priserna som ni överenskommit.
Ska du vara inställd på att det kan förekomma prisändringarna i erbjudandet?
Generellt sett är svaret nej på detta. Du ska följa det som anges i ramavtalet.
Om du tar med det i beräkningen så medför detta att du uppnår en lägre risk än dina konkurrenter, vilket leder till en orättvis fördel bland leverantörerna som deltar. Uppdragsgivaren är vanligtvis skyldig att avslå ditt anbud om det innehåller orättvisa fördelar.
Det kan hända att uppdragsgivaren inte har tillräckligt med kunskap i branschen och kanske inte känner till alla villkor som leverantörerna måste följa.
Det kan handla om förändringar i regelverket eller avgiftssystem som gör att priserna oundvikligen kommer att ändra sig under avtalsperioden. Då gäller samma regler för alla leverantörerna som deltar i upphandlingen. I sådana fall rekommenderar vi att du kontaktar uppdragsgivaren och uppmärksammar ändringarna.
Är det begränsat hur stora avropen kan vara?
Nej, i praktiken inte. Ett ramavtal kan handla om avrop som var och en kan vara i miljonklassen. Värdet på det enskilda avropet har ingen koppling till tröskelvärdena i lagen om offentlig upp
handling.
Oftast innehåller ramavtalet klausuler om begränsningarna. Exempelvis kan ramavtalet innehålla avrop upp till X-tal på MSEK per avrop och tilldelningar över det här värdet kommer att annonseras som vanliga kontrakt.
Detta ska vara beskrivet i avtalet och vara känt för alla leverantörer innan de lämnar in anbudet.
Har uppdragsgivaren köpskyldighet?
I princip inte. Uppdragsgivaren har dock en skyldighet att använda ett ingått ramavtal för att täcka behov som ramavtalet omfattar.
Om du har ingått ett ramavtal för att leverera vissa varor eller tjänster med en uppdragsgivare, kan den samma uppdragsgivare inte välja att köpa samma varor eller tjänster från en av dina konkurrenter, om så är fallet kommer detta att leda till överträdelse av avtalet.
Ett ramavtal kan dock innehålla klausuler som anger att om ditt företag misslyckas med att leverera föremålet eller tjänsten inom den överenskomna leveranstiden, kan uppdragsgivaren gå utanför avtalet och köpa från en annan leverantör för att tillgodose dess behov.
Begränsningar i ramavtalet
Ett ramavtal har vissa begränsningar som uppdragsgivaren måste vara uppmärksam på.
Begränsningarna kan ha företräde framför villkoren i ett avtal, det blir då reglerat i regelverket.
När kontrakten om ramavtal annonseras, skall det innehålla information om estimerat värde men vad betyder det estimerade värdet? Är det den förväntade omsättningen på avtalet, eller är det maximala beloppet?
EU-domstolens bestämmelse om estimerande värden
EU-domstolen har beslutat genom en dom att det estimerade värdet som annonseras är det maximala beloppet för kontraktet.
Detta innebär att om uppdragsgivaren handlar för mer än vad som anges som estimerat värde, så anses detta som en olaglig direktupphandling, oavsett om avtalet kan pågå i flera år.
Parallella ramavtal
I många fall vill uppdragsgivaren ha så kallade parallella ramavtal. Detta är avtal för samma produkt eller tjänst som ingås med flera leverantörer.
Anledningen till att upprätta sådana ramavtal, är ofta att uppdragsgivaren vill säkra sig att de faktiskt uppfyller sina behov och att det inte uppstår fel i leveranser på grund av att en leverantör har tomt lager eller inga tillgängliga resurser.
Det kan också vara så att de vill utnyttja marknadskrafterna i större utsträckning än om de har ett vanligt exklusivt ramavtal med en leverantör.
En parallell avropsordning kan göras på flera sätt:
- En% -fördelning mellan leverantörer
- En rangordning där de alltid frågar leverantör A först, därefter B om A inte kan leverera etc.
- Små konkurrensutsättningar där leverantörerna måste konkurrera om uppdragen
I upphandlingsunderlagen och ramavtalet ska det anges hur detta kommer att gå till, villkoren ska vara kända för alla leverantörer som ska lämna anbud.
Vilka är fördelarna med att ha ett ramavtal?
För ett mindre eller nystartat företag är ett lagom stort ramavtal en bra utgångspunkt för ytterligare tillväxt de kommande 4 åren.
Ett ramavtal ger vanligtvis stabila inkomster baserade på förutsägbara villkor. De offentliga uppdragsgivarna har en stabil betalningskapacitet och det är mycket sällsynt att dessa går i konkurs.
Om ditt företag kämpar med stora variationer i uppdrag, kan du förvänta dig mer stabilitet i mängden av uppdrag genom ramavtal med en eller flera uppdragsgivare.
Offentliga uppdragsgivare är också väldigt bra referenser. Oftast så ställs det stränga krav för att delta i offentliga upphandlingar, och ett ramavtal visar marknaden att du har det som krävs.
Det kan också ställas krav och förväntningar på dig som leverantör som gör att du faktiskt måste utveckla ditt företag på olika sätt. Med ett 4-årigt kontrakt i fickan skapas möjligheter för att utvecklas och ta steget vidare.
I många fall kräver den offentliga sektorn miljökontroll eller kvalitetskontroll. Om detta är ett kontraktskrav, kommer ett miljöfyrcertifikat eller ISO-godkännande att ge ditt företag ökad konkurrenskraft också på den privata marknaden.
Sammanfattningsvis är ramavtal en fördel för både tillväxt och marknadsföringsmässigt i ett företag, det är kanske därför de är så eftertraktade kontrakt.
