Enligt Helena Sköld-Lövgren är dialogen en av de viktigaste aspekterna inom avtalsuppföljning, både internt och externt. Genom att bjuda in till dialog med leverantörer, branschråd och andra relevanta forum kan Uppsala kommun enklare identifiera och adressera utmaningar på ett mer effektivt sätt. Detta bidrar till att förbättra samarbetet, lösa problem och uppnå gemensamma mål. Dialogen ger också Helena och hennes team möjlighet att lära av varandra och ställa relevanta krav som leder till ökad kvalitet och effektivitet i upphandlingsprocessen.
Helena Sköld Lövgren har under många år arbetat med frågor kring avtalsuppföljning och haft förmånen att jobba med upphandlingar i flera olika kommuner. Vikten av att ha en god avtalsuppföljning har följt med som en röd tråd i samtliga kommuner och idag har hon tillsammans med teamet på Uppsala kommun de systemstöd som tidigare saknats vilket möjliggör enklare hantering av brister i processen.
-
Under mina tidigare år som upphandlingschef i olika kommuner har jag sett hur avtalsuppföljning har hamnat i skuggan av andra uppgifter i en hektisk arbetsmiljö. Det är inte ovanligt att man prioriterar akuta ärenden och glömmer bort att följa upp avtal regelbundet. Men jag har även upplevt de fantastiska resultat som kan uppnås när man faktiskt ägnar sig åt avtalsuppföljning på ett strukturerat sätt. Genom att använda rätt processer och verktyg kan man förbättra relationen med leverantörer och säkerställa hög kvalitet på de avtal man ingår i.
-
Genom att implementera ett system för avtalsuppföljning och ändra våra processer har vi sett fantastiska resultat. Stickprovsrevisioner av avtalen har hjälpt oss att upptäcka och åtgärda avtalsfel som vi aldrig skulle ha kartlagt annars. Detta har lett till betydande förbättringar och ökad kvalitet i våra avtal. Leverantörer har uppskattat vårt engagemang för avtalsuppföljning och ser det som ett positivt steg mot en mer seriös och effektiv upphandlingsprocess.
Genom stickprov och revisioner lyckades Uppsala kommuns avtalscontroller hitta avvikelser på nästan 13 miljoner kronor under 2022.
- Med hjälp av Mercell Contract Lifecycle Management (CLM), har vi kunnat identifiera och åtgärda avtalsbrister i ett tidigt skede. Detta har inte bara förbättrat våra relationer med leverantörer utan även ökat kvaliteten på de avtal vi ingår.
Dialogen - nyckeln till en lyckad affär
En ordentlig avtalsuppföljningsprocess möjliggör en mer effektiv riskhantering och är ett kraftfullt verktyg för att minimera riskerna för avtalsbrott och ekonomiska förluster. Genom att systematiskt övervaka och utvärdera leverantörernas prestationer kan man snabbt identifiera eventuella avvikelser och vidta åtgärder för att rätta till dem. Detta minskar risken för förseningar, bristande kvalitet eller överträdelser av avtalsvillkor, vilket i sin tur skyddar organisationens intressen och ekonomiska hälsa.
En aktiv avtalsuppföljning främjar ett nära samarbete med leverantörerna. Genom regelbundna möten och dialoger kan man kommunicera förväntningar, utbyta kunskap och lösa eventuella problem i realtid. Detta bygger starka partnerskap och ökar chanserna för framgångsrika och långvariga affärsrelationer.
- En av de viktigaste aspekterna av avtalsuppföljning är dialogen, både internt och externt. Genom att engagera oss i dialog med våra leverantörer, branschråd och andra relevanta forum kan vi identifiera och adressera utmaningar på ett mer effektivt sätt. Detta bidrar till att förbättra samarbetet, lösa problem och uppnå gemensamma mål. Dialogen ger oss också möjlighet att lära av varandra och ställa relevanta krav som leder till ökad kvalitet och effektivitet i upphandlingsprocessen.
Undvik fallgroparna och var förberedd
- För en dialog, både internt och externt. Planera och håll startmöten där man går igenom med verksamheten som kommer beställa den här tjänsten eller varan med leverantören. Se till att ha ett ordentligt team med både avtalscontroller och upphandlare och gå igenom vilka förutsättningar det finns och vad gruppen ska rätta sig inför, till exempel som “när ska vi följa upp avtalen, vad är villkoren?" Får vi fakturera frakt? När vill vi ha statistik? Vad händer om vi inte lämnar in den? Det viktiga är att gå igenom förutsättningarna och se till att alla inblandade parter ska vara bekväma genom processens gång. Ställ frågor, dra hjälp av dina kollegor, utmana varandra och våga ta ut svängarna för att utvecklas, och sist men inte minst, för en tydlig dialog med alla inblandade. Det är nyckeln till att lyckas med affären.
Mercell Contract Lifecycle Management
Logga åtgärder och händelser på dina avtal och säkerställ att ingen data går förlorad även om ansvarig för avtalet lämnar organisationen. Med all information samlad i ett och samma gränssnitt blir uppföljningen effektiv, transparent och kvalitetssäkrad. Upptäck Mercell Contract Lifecycle Management (CLM) redan idag