Att gå miste om en kund i samband med en ny upphandling är oftast en stor förlust.
Det kan även komma som en chock att en uppdragsgivare väljer att avsluta ett mångårigt samarbete, för att gå till en konkurrent.
Ibland kan bytet bero på missnöje eller viljan att prova något nytt, men det kan också bero på kontraktets utformning eller i värsta fall på att du som befintlig leverantör inte har visat dig tillräckligt angelägen om fortsatt samarbete.
Här tipsar vi om hur du lyckas behålla din kund när det är dags för upphandling.
Lusläs avtalets regler om förlängning
När ett kontrakt med en uppdragsgivare löper ut, är det riskfyllt att anta att avtalet per automatik kommer förlängas. För att ligga steget före är det bra att ha koll på vad som står i kontraktet gällande avtalsperiod och villkor. Ibland får inte avtalstiden förlängas – för ramavtal är avtalsperioden exempelvis begränsad till högst fyra år. Andra avtal med förbestämda avtalsperioder kan göra att uppdragsgivaren inte får förlänga avtalet även om de skulle vilja. Om så sker räknas det som en otillåten direktupphandling. Om avtalet gör att samarbetet inte kan förlängas, är det oftast inte mycket att göra.
Slarva inte när du svarar på upphandlingsförfrågan
Om du som leverantör blir inbjuden till ett nytt upphandlingsförfarande med en kund du arbetat med länge gäller det att vara vaken. Se det som att du ska vinna din kund för första gången. Det går till exempel inte att exkludera information som du tror att kunden redan har koll på.
Reglerna säger att uppdragsgivare inte har rätt inkludera andra faktorer än de som faktiskt står i anbudet när de ska besluta om ny leverantör. Detta innebär att oavsett hur bra du arbetat med uppdragsgivaren tidigare, kan de inte använda sina erfarenheter av ditt företag som argument för att välja dig i nästa omgång om du inte har lyft dessa argument i ditt erbjudande.
För att vara på den säkra sidan, bör du beskriva ditt erbjudande i minsta detalj och skicka in allt de ber om. Oftast handlar det om vilka personer som ska utföra uppdraget, arbetsprocesser, ledtider, arvoden och referenser. Det kan verka fånigt när ni redan har upparbetade rutiner och känner varann, men kravspecifikationen i upphandlingsunderlaget bör besvaras med största noggrannhet. Alla tilldelningskriterier måste beskrivas. Akta dig för att ligga på latsidan – goda relationer och tidigare leveranser kan inte hjälpa dig om inte anbudet är komplett.
Slå konkurrenterna – använd ditt övertag
Nytt upphandlingsförfarande medför nya konkurrenter. När ett nytt uppdrag har kommit ut på marknaden kan du räkna med att era konkurrenter kommer att göra allt för att få det. Se därför till att möta dina konkurrenter på samma ambitionsnivå, och använd dina tidigare erfarenheter av att arbeta med uppdragsgivaren till er fördel.
Utvärdera ditt arbete med kunden och fundera över vad som varit bra och vad som skulle kunna förbättras eller förenklas. Har du kännedom om rutiner och arbetssätt som kräver förändring eller idéer på hur kommunikationen mellan personal kan skötas bättre? Att fundera noga över ditt samarbete med uppdragsgivaren gör att du i ditt anbud sedan kan nämna dessa faktorer samt föreslå förbättringar på eventuella problem ni upplevt.
Trots att det kan känns tjatigt att gå in i en ny upphandling för en kund du redan har, är det viktigt att se varje upphandling som en möjlighet till förbättring. Glöm inte att den perfekta leverantören antagligen inte finns, men att skapa rätt förutsättningar för perfektion är i alla fall ett steg på vägen och ger en desto större chans för dig att bli omvald som leverantör.
Fem tips för dig som vill vinna en befintlig kund i en ny upphandling
- Lägg tid på ditt anbud. Att ägna tid och omtanke åt att skriva ditt anbud kommer att gynna dig i långa loppet.
- Utvärdera under tiden. Analysera ditt arbete med uppdragsgivaren under tiden du arbetar med dem. Det sparar dig tid vid eventuellt nytt upphandlingsförfarande och kan hjälpa dig förbättra ditt arbete även under uppdragets gång.
- Håll koll på kontraktet. Se till att du vet vad som gäller i avtalet mellan dig och uppdragsgivaren så att du slipper drabbas av oväntade överraskningar.
- Läs upphandlingsdokumenten. Kom ihåg att varje upphandling är unik och kraven på leverantören kan variera. Gör dig införstådd med vad som krävs för just denna upphandling när du utformar ditt anbud.
- Begär ut ditt anbud. Om du mot all förmodan förlorat en upphandling är det en god idé att undersöka varför. Upphandlingar är vanligtvis offentliga handlingar vilket innebär att du kan begära ut dem från den upphandlade organisationen och lära dig inför nästa gång.
Lycka till!