Hon köper in allt från en liten skruv till teknisk utrustning för 700 000 kronor som inköpskoordinator på Chalmers Tekniska Högskola. Nu är Karin Laninge först ut som pilottestare av Mercells nya lösning Source-to-Contract.
- Så det är kul att få testa ett nytt system för direktupphandling som effektiviserar upphandlingsprocessen. Mercells Source-to-Contract är intuitivt och framförallt uppskattar jag att det går att kommunicera på engelska eftersom vi har leverantörer från hela världen, säger hon.
Institutionen för mikroteknologi och nanovetenskap vid Chalmers Tekniska Högskola i Göteborg bedriver unik forskning inom mikro- och nanoteknologi och består av fler än 200 forskare och forskarstuderande. Forskningen är inriktad mot framtidens nano- och kvantmekaniska elektronik, fotonik, bio- och nanosystem.
- Vi utmanar Google med de bästa kvantdatorerna i världen, men till en tiondel av budgeten som Google har. Våra forskare är stolta, säger Martin Eriksson, inköps-och upphandlingschef.
Behöver effektiva digitala verktyg för upphandlingsprocessen
Chalmers Tekniska Högskola har ungefär 60-70 upphandlingar per år. Direktupphandlingarna står för en femtedel av budgeten för inköp.
- Det är viktigt för oss att ta tillvara på skattepengarna på bästa sätt, så att vi får hög kvalitet till rimligt pris från våra leverantörer, säger Martin Eriksson.
När möjligheten kom att testa piloten av Mercell Source-to-Contract för direktupphandlingar anmälde Martin Eriksson intresse direkt.
- Våra forskare ska ju fokusera på att forska! Så vi behöver hitta ett system som är lättanvänt, intuitivt och effektivt - oavsett vilken kompetensnivå man är på vad det gäller att göra en upphandling. Att det ska gå att anpassa till en nybörjare samt en mer avancerad användare. Det är en hög prioritet, säger Martin Eriksson.
- För att kunna göra ännu bättre affärer behöver vi bra digitala verktyg. Det är så extremt mycket information i upphandlingsdokumenten och hela processen behöver digitaliseras. Det här nya systemet är ett steg med kraftig förbättring på det området. Det ska bli väldigt spännande att se hur resultaten blir. Vi har spänd förväntan, fortsätter Martin Eriksson.
Utmaningar att hitta leverantörer
Inköpskoordinatorn Karin Laninge köper bland annat in utrustning till Renrummet. 500 000 kubikmeter luft byts ut varje timme för att hålla luften partikelfri, det får inte förekomma några dammpartiklar eller hårstrån och personalen jobbar i skyddsdräkter. Det är här komponenter för framtidens high tech-industri tillverkas.
- Det är en utmaning att hitta leverantörer för våra specifika behov. Vi har höga krav på våra leverantörer. Vi måste leta över hela världen. Många gånger frågar jag mig: Finns det inte fler? säger Karin Laninge.
Jobba effektivare med direktupphandlingar
Karin Laninge har jobbat med inköp i över 30 år, hon är van att lösa problem och hitta omöjliga lösningar. Att testa Mercell Source-to-Contract har varit en smidig process.
- Det är alltid kul att testa något nytt! Jag gillar att jag själv får bestämma i vilken ordning jag vill jobba - det är ett mer flexibelt system. Det är också lätt att kommunicera direkt med leverantörerna inne i systemet, säger Karin Laninge.
Karin Laninge har hunnit göra flera direktupphandlingar i Mercell Source-to-Contract och ser fram emot att även kunna göra upphandlingar över tröskelvärdena i verktyget.
- Det är väldigt tillgängligt. I nästa direktupphandling hoppas jag på fler anbud så jag kan använda utvärderingsfunktionen, för att lättare kunna jämföra anbuden. Det ser jag fram emot, säger Karin Laninge.
3 snabba frågor till Christoffer Crona, Head of New Sales and Customer Success på Mercell
Vad är Mercell Source-to-Contract?
Det är ett upphandlingsverktyg som inkluderar hela processen från upphandling till avtalsskrivning med leverantören. Mercell Source-to-Contract kommer inom de närmsta åren att ersätta Mercell TendSign.
När kommer Mercell Source-to-Contract till Sverige?
Tidsplanen är inte helt fastställd än - alla kunder kommer få mer information när det är dags för uppgradering från TendSign. Uppgraderingen beräknas ske under senhöst 2022 och pågå i över ett år.
Vad kommer bli den största skillnaden mellan TendSign och Mercell Source-to-Contract?
Det är mer flexibelt. Du kommer kunna skapa anpassade processer för alla moment i en upphandling, som passar både nybörjaren och den avancerade användaren. Du kan skapa mallar för tidsplan, epost och tilldelningsbrev. Du kan även skicka vidare frågor från leverantören till någon annan i din organisation - och även sköta all kommunikation med leverantören inne i systemet, för att nämna några fördelar.