Hur skriver man ett bra anbud och finns det ett facit till att vinna varje upphandling?
Tyvärr finns det inget facit, men det finns flera saker du kan göra för att börja skriva bra anbud och därmed avsevärt öka dina chanser att vinna! Vi vet från Anbudsbarometern 2021 att det i snitt lämnas ca 4,7 anbud per offentlig upphandling, vi vet också att det i många fall rör sig om så få som 0-2 lämnade anbud. Det finns alltså stor potential på den offentliga marknaden, där det i vissa fall kan råda låg konkurrens.
Det innebär att det finns stor möjlighet för ditt företag att vinna en upphandling, det kräver dock att ditt anbud behöver vara väl genomarbetat.
Så hur kan du uppnå bättre poäng utifrån upphandlingsdokumenten och tilldelningskriterierna? Handlar det bara om att möta kriteriet om lägsta pris? Eller kan det vara så att kvaliteten på ditt anbud och dialog med upphandlaren kan öka dina chanser?
I vissa fall kommer enbart pris att vara den utvärderingsgrund som avgör, men när utvärderingsgrunderna utgör bästa förhållandet mellan pris och kvalitet kan du faktiskt komma ikapp konkurrenternas eventuella prisfördel med bättre kvalitetspoäng. Då är det viktigt att du svarar på upphandlingen på ett sådant sätt att köparen som läser anbudet inte förbiser relevant information.
Hur utvärderas anbud utifrån tilldelningskriterierna?
Anbudsutvärderingen är den viktigaste delen i upphandlingen. Det är den utvärdering som en upphandlande myndighet/enhet gör för att kunna utse det anbud som bäst motsvarar det efterfrågade behovet i ett upphandlingsunderlag.
För att få en uppfattning om hur man uppnår höga poäng är det bra att veta lite om hur anbuden utvärderas.
Generellt kan man utgå ifrån att upphandlingen beskriver utifrån vilka mervärden och framförallt bedömningsgrunder och poänggivande förhållanden som anbuden kommer att bedömas utifrån.
“Bästa anbud per tilldelningskriterium” är ett viktigt begrepp att förstå, eftersom alla angivna krav måste beaktas. Upphandlaren får inte låta bli att utvärdera ett kriterium, bara för att det inte längre känns så viktigt eller om alla leverantörer svarat lika.
Detta innebär då att om det exempelvis är 8 punkter som beaktas inom ett tilldelningskriterium och du får ett dåligt resultat på en av dem så har du redan tappat värdefulla poäng.
För att göra det mer konkret och enklare att förstå så kan vi ta några exempel. Tänk på att även om exemplet inte passar just din bransch så är kärnan i budskapet lika för alla! Ta med dig det viktigaste och skapa dig ett eget facit till hur just du ska vinna fler anbud.
Exempel 1: Upphandling av tekniska konsulter
I den här typen av upphandlingar är kompetens ofta en viktig faktor. I många fall är det pris och kompetens som utvärderas. Ditt anbud behöver tydligt ange hur du uppfyller kriterierna, det är alltså viktigt att läsa beskrivningen av upphandlingen noggrant.
Här följer ett exempel från en riktig upphandling för tekniska konsulter, kriteriet handlar om kompetens:
”Erbjuda nyckelpersoner med kompetens och erfarenhet av uppdrag av liknande karaktär, omfattning och komplexitet. Dokumentera med CV för nyckelpersoner i projektet. CV måste innehålla information om utbildning samt tidigare utförda uppdrag; klient, storlek, värde och typ/art samt medarbetarens roll i projektet.”
Här vill man alltså få fram vilka kompetenser och erfarenheter ditt företags nyckelpersoner har samt hur de på ett värdefullt sätt kan bidra till den upphandlande myndighetens/enhetens projekt. Vilka egenskaper finns i ert team som ger ett mervärde till deras projekt?
För att besvara tilldelningskriterierna på bästa sätt gäller det alltså att jobba med nyckelpersonernas CV ’n, då de ger er en möjlighet att visa att ni uppfyller kriterierna samt kan bidra med ett mervärde.
Skriva CV i offentliga upphandlingar
Innehåller CV:t den information som efterfrågas? Här finns det inga genvägar även om det kan vara bra att ha en mall att utgå ifrån. Det är viktigt att CV:t besvarar just den här specifika upphandlingen, det innebär att generella CV:n inte duger här.
Det första du behöver tänka på är innebörden av "liknande natur, omfattning och komplexitet"? Här måste du sätta dig ner för att läsa igenom uppdragsbeskrivningen och ta reda på vilka projekt du eller dina medarbetare tidigare deltagit i som är av liknande "natur, omfattning och komplexitet".
Dessa projekt är de du behöver fokusera på i CV:t eftersom de har ett verkligt värde för upphandlaren. Genom att lyfta dessa projekt visar du också att ni besitter den kompetens som behövs för att utföra uppdraget.
Vi menar inte att ni inte ska lyfta era andra projekt också, även dessa kan ge ett visst överföringsvärde, men se till att fokusera på de som är mest relevanta.
I kriteriet efterfrågas också information om tidigare klienter, så som information om "byggherre, storlek, värde, typ/art och medarbetarens roll i projektet". Dessa nyckelord behöver alltså framgå på ett tydligt sätt när du beskriver dina referensprojekt. Skriv gärna ner dessa på en ”fusklapp” så att du enkelt har översikt över att alla kommer med. Om något saknas leder det till sämre poäng, så enkelt är det.
Glöm inte att bifoga tydlig information om utbildningar, du bör också inkludera relevanta certifieringar samt eventuella specialkurser.
Exempel 2: Ett utredningsuppdrag inom IKT
Detta är också en upphandling från verkligheten, här anges ett tilldelningskriterium som kallas "Lösningsförslag" som följs av denna beskrivning:
Enligt detta kriterium bedöms:
Förståelse för uppdraget
Kvaliteten på det föreslagna genomförandet
Resursplanering
Vald lösning för att få kunskap och information
Plan för projektgenomförande
Resursfördelning i projektet
Även om detta är ett annat typ av kriterium än i föregående exempel, kan du till stor del följa samma tillvägagångssätt. Detta innebär att du bör börja med att plocka isär beskrivningen, punkt för punkt, och skriva ner alla viktiga nyckelord så att du kommer ihåg att ha med dessa i ditt anbud.
Det första du behöver göra är att skapa ett dokument där du skapar separata avsnitt med rubriker för var och en av de punkter som beskrivs i upphandlingen. Skriv ner varje nyckelord under varje punkt, så att du får en mall som du kan arbeta utifrån.
Genom att följa den här metoden uppnår du två saker:
Du gör det lättare för dig själv genom att ha en lista med saker att beskriva
Du gör det lättare för upphandlaren att läsa och utvärdera ditt anbud
Kom ihåg att det är i det här steget som din erfarenhet och branschkunskap är en viktig tillgång. Du har erfarenheter och kunskaper som efterfrågas, visa det! Fokusera på vad som efterfrågas i upphandlingen, det är de behoven som ska uppfyllas och inget annat. Även om det kan kännas relevant att berätta om era andra kompetenser och förmågor så är det ändå inget som tas i beaktning.
Kontrollera också om upphandlingen innehåller information om projektets bakgrund och mål. Detta kan ge användbar och viktig information om vad som önskas uppnås med upphandlingen, du kan även hitta viktiga framgångsfaktorer som kan ge dig extra poäng.
Med denna tydliga metod minskas chansen att du glömmer att besvara viktiga punkter, du minskar även risken att upphandlaren missar eller förbiser viktig information i anbudet. Ett tydligt anbud som besvarar alla kriterier ger upphandlaren bra argument för att ge just ditt anbud en hög poäng.
Obesvarade kriterier ger dig 0 poäng, baserat på en lista med 6 poäng som i detta exempel riskerar du att förlora 1-2 poäng av 10 möjliga. Kanske mer, om ett obesvarat område vägs högre än de andra. Det kan räcka för att tippa ner dig till 2:a plats även om du annars är bäst på alla andra kriterier.
I upphandlingar finns det ingen silvermedalj, så jobba strategiskt för att på tydligast möjliga sätt besvara kraven i upphandlingen så att just du kniper guldet.
Vi hoppas att du har hittat några användbara tips som du kan använda till att skapa ett eget facit som underlättar och förbättrar ditt anbudsarbete!