Ann-Heléne Klasson är inköps- och upphandlingschef på Falkenbergs kommun och utsedd till Årets Inköpare 2017. Här slår hon hål på de vanligaste myterna leverantörer har om vardagen som inköpare. Håller du med henne?
-
“Ju mer detaljerad upphandling desto bättre”
En detaljstyrd kravspec menar Ann-Heléne är fel väg att gå. Genom att ändra mindset till att sätta funktionen i första hand kan lösningarna bli fler och bättre – och utvärderingen kan handla om andra saker än bara priset. Målet är att öppna upp för att även nya leverantörer ska kunna lämna anbud med en neutral beskrivning som möjligt. Då kan leverantören själv också skapa en lösning som på bästa sätt uppfyller myndighetens behov, vilka också kan förändras under tiden som avtalet fortlöper. Du får en större flexibilitet under avtalstiden.
-
“Priset är alltid viktigast”
Det stämmer inte. För Ann-Heléne som jobbat med upphandlingar i 15 år är frågan väldigt tröttsam och något hon får höra ofta. Innan de ens tittar på priset är det en mängd andra krav som varje leverantör måste uppfylla. Priset är det som avgör saken bara när alla andra krav redan möts.
-
“Det är omständligt och svårt att svara på en upphandling”
Här finns det jobb att göra, menar Ann-Heléne, genom att till exempel myndigheterna förenklar språket de använder, att de ser över och sållar bort krav som ställs flera gånger eller som inte är relevanta och genom att man synkar med olika upphandlare om vad man egentligen menar och formulerar kraven på liknande sätt för att göra det lättare att förstå.
-
“Vi vann en upphandling men sedan köpte de knappt något ändå”
Så kan det bli, tyvärr. Det är när man väl har tecknat avtalet som arbetet börjar. Ta kontakt med upphandlaren så snabbt som möjligt för att minimera tid för hur länge felet pågår. Det är lätt att fortsätta i gamla banor och där har vi inköpare något att jobba med, hur vi förmedlar ut nya avtal och leverantörer, menar Ann-Helené.
-
“Många kravspecar är dåligt utformade”
Här krävs det att man har en dialog mellan leverantör och inköpare, under hela processen och efter. När myndigheten skickar ut ett underlag på remiss har alla leverantörer en chans att påverka innehållet, och Ann-Helénes önskan är att fler skulle ta den chansen så att dåliga krav kan tas bort. -
“Det är alltid stora leverantörer som vinner”
Det stämmer inte. Merparten av de Falkenbergs kommun tecknar avtal med är små eller medelstora företag, enligt Ann-Heléne.
Ann-Heléne var en av inspiratörerna på Mercell LIVE och maxade dialogen mellan företagare och upphandlare.
Fotograf: Kristin Viktorsson