På mötesplatsen Mercell LIVE i höstas fick vi en unik inblick i hur en tidig öppen dialog mellan upphandlare och leverantörer påverkar branschen. Både upphandlare och leverantörer strävar efter att göra processen enklare och mer effektiv genom att inleda en tidig dialog, det låter bra i teori, men hur är det i praktiken? Vi passade på att undersöka ämnet och vi fick lite oväntade svar.
Under minglet pratade vi med tre leverantörer och tre upphandlare som gav sina perspektiv på deras sälj- och anbudsarbete.
Vad gör ni för att göra det enklare för leverantörer att lämna fler anbud?
“Vi försöker nå ut och visa att vi finns genom att annonsera på LinkedIn, marknadsföra oss på mässor på mindre orter och befinna oss på marknaden.”
Fredrik Möller, inköpsstrateg på HBV
“Vi försöker vara öppna med vad vi gör och vad vi kan göra. Vi är flexibla och försöker hitta lösningar, vi vill vara hjälpsamma så mycket som möjligt i branschen.”
Therése Waranperä, driftchef och vice vd på Hermelinen sjukvård
“Det enklaste är dialogen, alltså att de berättar för oss vad som hindrar dem från att lämna ett anbud. Till exempel: för några år sedan satte vi alltid krav på kvalitetsledningssystem, men ett litet företag lägger inte ner någon tid på att ta fram det och då blev de automatiskt uteslutna från upphandlingen.”
Kerstin Svensson, inköps- och upphandlingsstrateg på Järfälla kommun
Vad skulle göra att du lämnade fler anbud till offentliga upphandlingar?
“Vi ligger alltid och “fiskar” på olika hemsidor för att se vilka upphandlingar som kommer ut inom vårt område. När det kommer en upphandling utvärderar vi om det är något för oss, så svaret är egentligen att det skulle komma ut fler upphandlingar isåfall.”
Jonas Abrahamsson & Niclas Gulliksson, Key Account Managers på Tele2 
“Vi lämnar redan väldigt många anbud så jag vet inte riktigt… Svårt att svara på, allt fungerar redan bra.”
“Jag är upphandlad i regionen, men kommunerna har inte förstått nyttan av personalhandledning och den sortens stöd som jag arbetar med ännu så där är det inte så mycket upphandlingar. Det är behovet som styr hur många anbud jag lämnar.”
Nanaz Fassih, vd på Dana Care & Coaching
Hur bra upplever du att upphandlade myndigheter är på dialog inför upphandlingar?
“Det är väldigt olika. Några är väldigt öppna och andra är svåra att få tag på, det är högt och lågt. Generellt är det något många kan bli bättre på, men helt ärligt är det ibland till vår fördel och ibland till vår nackdel. Det krävs lite fingertoppskänsla.”
Jonas Abrahamsson & Niclas Gulliksson, Key Account Managers på Tele2
“Det varierar jättemycket, jag kan inte säga något generellt. Det beror jättemycket på upphandlaren. Men dialog är alltid bra, då vet vi mer vad vi ska fokusera på och ju mer kunden vet om vad de vill ha desto bättre blir vi på att ge det.”
Kathrin Mattiasson, Affärsstrateg på Sweco
“Mycket bra. De är snabba på att svara och diskussionerna flödar. Jag kan bara prata om regionen men där finns en dialog och de svarar och reagerar snabbt. De har fattat grejen!”
Nanaz Fassih, vd på Dana Care & Coaching
Brukar du kontakta potentiella leverantörer inför din upphandling?
“Ja! Jag vill få in så många anbud som möjligt och förhoppningsvis leder det till bättre affärer.”
Fredrik Möller, inköpsstrateg på HBV
“Ja, det försöker jag göra. Jag upphandlar mest vård och då är det bra för att veta mer exakt vad de efterfrågar.”
Therése Waranperä, driftchef och vice vd på Hermelinen sjukvård
“Ja, de kan deras framtid och det kan inte jag. Vi har rätt att se tre år bakåt i tiden, men de ser tre år framåt. Jag måste få veta var de ska och hur deras framtid ser ut.”
Kerstin Svensson, inköps- och upphandlingsstrateg på Järfälla kommun:
Hur skapar man en bra dialog i upphandlingsprocessen?
Företag som lyckas med sina offentliga affärer börjar i sitt sälj- och anbudsarbete i ett tidigt skede. Med hjälp av rätt verktyg och analys kan du öka dina chanser att vinna fler affärer inom just din bransch. Boka en kostnadsfri rådgivning med våra experter nu och ta del av fördelarna med proaktiv försäljning.
11 tips: Så lyckas du med proaktiv försäljning – enligt proffsen
Hur lyckas man egentligen bäst med proaktiv försäljning? Enligt Anna Lindeborg Nilsson handlar det om att inte alls “vänta på nästa buss” – utan förbereda sig så att man är redo att hoppa på den som kommer. Läs hennes och Angelica Jarls bästa tips – och bli ett proffs på försäljning till den offentliga sektorn.
Fotograf: Kristin Viktorsson