Offentlighetsprincipen och rätten till sekretess kan ibland upplevas gå stick i stäv med varandra. Vi benar ut vad det är, hur det går till och vad som är viktigt att tänka på.
Sekretess vid offentliga upphandlingar kan ha en stor påverkan både för den som lämnar anbud och för den upphandlande myndigheten. Funderingar kring hur man som upphandlande myndighet gör en korrekt sekretessprövning förekommer ofta och det är förståeligt då det inte alltid är en enkel bedömning.
Offentlighetsprincipen gäller i offentliga upphandlingar men vilken betydelse bör anbudsgivarens sekretessbegäran egentligen ha? Finns det uppgifter i ett anbud som generellt sett omfattas av sekretess – finns det situationer där man bör neka respektive lämna ut anbudshandlingar?
Offentlighetsprincipen är en av våra mest grundläggande principer för Sveriges statsskick. Kortfattat innebär offentlighetsprincipen att vem som helst, när som helst, har rätt att ta del av allmänna handlingar. Den gäller förstås med vissa undantag för de flesta upphandlande organisationer men bör ändå vara något som både du som upphandlande organisation samt leverantör till offentlig sektor bör ha koll på.
Sekretessens påverkan inom offentlig upphandling
Alla offentliga upphandlingar påverkas av offentlighetsprincipen, generellt innebär det att allmänheten som grundregel alltid har rätt att få ta del av exempelvis upphandlingar, anbud samt eventuella avtal mellan den upphandlande organisationen och deras leverantörer. Det finns dock inget krav på att dessa ska publiceras offentligt utan huvudregeln är att allmänna handlingar lämnas ut på begäran.
Som vi skrev tidigare så finns det dock begränsningar i offentlighetsprincipen. För att något ska klassas som en allmän handling så behöver det ju först klassas som en handling och sedan måste handlingen anses vara allmän. Även om något anses vara en allmän handling så är det inte säkert att all information i handlingen anses vara allmän. Det kan alltså vara så att vissa uppgifter omfattas av sekretess.
Det är också viktigt att veta att när det börjar komma in anbud i en offentlig upphandling så råder också absolut sekretess. Det innebär att uppgifter som rör anbud eller ansökan inom en upphandlande organisation inte - i något fall- får lämnas ut till någon annan än den som har lämnat anbudet eller erbjudandet förrän alla anbud eller ansökan offentliggörs eller beslut om leverantör fattats. När ett beslut har fattats och tilldelningsbeslutet skickats ut upphör absolut sekretess att råda. Då kan vem som helst begära ut information kring upphandlingen och anbud, kom ihåg att det kan finnas uppgifter som är sekretessbelagda enligt andra bestämmelser i OSL (Offentlighets- och sekretesslagen). Dessa lämnas inte ut.
Vem bestämmer då vad som ska bli sekretessbelagt?
Som anbudsgivare kan du alltid begära att få vissa uppgifter sekretessbelagda. När någon sen begär ut handlingar innehållandes dina uppgifter så ska den upphandlande organisationen göra en så kallad sekretessprövning för att bedöma om uppgifterna bör sekretessmarkeras. Det innebär att vissa uppgifter i din begäran kanske inte sekretessmarkeras.
Idag är den vanligast förekommande sekretessprövningen gällande lämnade anbud eller vinnande anbud efter att de begärs ut av en konkurrent. Många företag önskar att få sina företagshemligheter eller annan känslig information sekretessmarkerad. Det är en fullt rimlig önskan då det kan ha stor påverkan på deras verksamhet. Däremot börjar allt fler begära sekretessmarkering av prisuppgifter och det går ju att diskutera huruvida det bör tillåtas eller ej i större utsträckning.
Många argumenterar för att det behövs stor transparens för att kunna motverka fusk samt främja konkurrens, då konkurrens vid offentliga upphandlingar gynnar den offentliga ekonomin.
Viktiga aspekter att ta hänsyn till inför en sekretessprövning
En sekretessprövning sker som sagt först när någon begär ut offentliga handlingar. En begäran att få ta del av en allmän handling ska prövas skyndsamt, det kan alltså finnas en stor vinst i att planera i förväg. Genom att påbörja sekretessprövningen i förväg är man redo när det är dags. Som vi tidigare sa så är det generellt det vinnande anbudet som begärs ut främst så börja där!
Har anbudsgivaren lämnat en sekretessbegäran så är det rimligt att utgå ifrån denna för att kunna fatta ett välmotiverat beslut. Kom ihåg att en sekretessbegäran är just en begäran och inte en kravställning.
Har anbudsgivaren däremot inte lämnat en sekretessbegäran kan det ändå vara en god idé att ta kontakt och kolla så att det inte har missats. En grundläggande förståelse för vilken typ av uppgifter som generellt sekretessmarkeras är till hjälp både för den upphandlande organisationen men även i kontakt med leverantörerna.
Oavsett om man är leverantör eller upphandlare så är det är viktigt att inte sekretessmarkera uppgifter i onödan, det kan upplevas hämma marknaden samt öka risken för exempelvis överprövningar då den som begärt ut handlingen inte får en fullständig bild av beslutet.