Alla som driver ett företag håller utkik efter nya uppdrag och kunder. Och helst bra kunder. Men vad kännetecknar en bra kund?
Professionalism?
Säker betalare?
Goda referenser?
Om du nickar igenkännande åt detta rekommenderar vi att du söker kunder i den offentliga sektorn, alltså det vi ofta talar om som ”upphandlingsmarknaden”.
Offentlig sektor
Med offentlig sektor avser vi kommuner och kommunala företag, statliga myndigheter och verk, och andra offentliga verksamheter som finansieras helt eller delvis av skattemedel. Varje år handlar den offentliga sektorn upp varor och tjänster för över totalt 700 miljarder kronor, så det finns en stor potential.
Upphandlingsmarknaden spänner över i stort sett alla branscher och varor. Nästan oavsett vad för slags varor eller tjänster du levererar kan du hitta potentiella kunder i den offentliga sektorn. Matvaror, olika konsulttjänster, byggvaror, drönartjänster, undervisning, programvaror, bildäck, glas- och köksutrustning, vitvaror, datorer, möbler, inredning, leksaker, vägsalt och så vidare. Om det finns en möjlighet att den offentliga sektorn behöver något, ja då finns det på upphandlingsmarknaden.
Inköp och anskaffning
Upphandlingsmarknaden skiljer sig en del från den privata marknaden där näringsliv och privatpersoner står för utgifterna. Alla offentliga inköp måste följa Regler om offentlig upphandling, och man talar ofta om offentliga inköp som ”anskaffning”.
I Sverige gäller även EU:s regelverk, med målsättningen att anskaffningar över ett visst värde ska omfattas av samma regelverk i hela Europa.
Hur ser regelverket för offentlig upphandling ut?
Huvudprinciperna för regelverket är:
- Icke-diskriminering
- Likabehandling
- Proportionalitetsprincipen
- Öppenhet
- Ömsesidigt erkännande
Dessa principer ska säkerställa att alla leverantörer vet vad som ska anskaffas och vilka regler som gäller för att delta i och vinna upphandlingen. Inköparen ska även dokumentera hela upphandlingsprocessen för att det ska gå att kontrollera att allt gått rätt till.
Inköp i det privata näringslivet
För att förstå den offentliga upphandlingsmarknaden kan det vara bra att ta en titt på den privata marknaden först. Då framträder skillnaderna tydligare och man ser vad som gör upphandlingsmarknaden unik.
När ett privat företag ska köpa något, om det så är design av nya webbsidor, konsulttjänster eller nya datorer till företaget, så kan de kontakta 2–3 företag som de tycker verkar lämpliga och begära in offerter.
Ska du överhuvudtaget komma i fråga för en sådan förfrågan måste du vara en av leverantörerna som kunden kontaktar, och det blir viktigt att göra sig så synlig som möjligt.
Har du tur får du lämna en offert. Kontakterna med offertlämnarna kan ske per telefon eller e-post, och det är inte säkert att du får samma information som konkurrenterna.
Därefter kan det bli aktuellt med förhandlingar om de bästa villkoren och till slut ingår kunden ett avtal med det företag som de anser ger det bästa anbudet, kanske utan att ens meddela de andra anbudsgivarna innan avtalet är undertecknat.
Som leverantör i en sådan process är man beroende av inköparens välvilja vad gäller bedömningen av ditt företag och ert anbud, och det är inte säkert att du vet vilka kriterier som ligger till grund för leverantörsvalet.
Den offentliga upphandlingsmarknaden fungerar på ett helt annat sätt
När en offentlig verksamhet ska göra ett inköp över ett visst värde måste upphandlingsprocessen vara transparent. Anbudet ska vara tillgängligt för allmänheten för att främja en sund konkurrens.
Likabehandling och lika möjligheter för alla
Till skillnad från den privata marknaden är det helt andra regler som gäller. Alla leverantörer ska behandlas lika, alla ska få skriftlig information vid samma tidpunkt, och alla leverantörer ska veta vilka kriterier som ligger till grund för att utse den vinnande leverantören.
I vissa upphandlingar är det tillåtet att förhandla, i andra inte, men detta ska vara känt för alla anbudsgivare på förhand så att man kan ta höjd för detta när anbudet skrivs.
Alla har samma deadline att hålla sig till, och det går inte att lämna in anbudet för sent. Inköparen har inte tillgång till något av anbuden innan tidsfristen löpt ut.
Ordnat och förutsägbart
När anbudet är inlämnat ska inköparen välja anbud utifrån de kriterier som är beskrivna i dokumenten och har inte tillåtelse att avvika från dessa. Detta skulle vara ett brott mot kravet på förutsägbarhet.
Ibland har inköparen också begränsad möjlighet att kontakta anbudsgivarna efter det att tidsfristen gått ut, till exempel om det uppstår oklarheter om hur anbudet ska bedömas.
På så sätt kan man säga att den offentliga upphandlingsmarknaden är mer ordnad och förutsägbar än den privata, men att detta också leder till mer tidskrävande anbudsprocesser som kan verka en aning byråkratiska och fyrkantiga.
Kraven på likabehandling och förutsägbarhet gör att många upplever det som riskfyllt att lämna anbud, eftersom det finns en viss risk att bli avvisad.
Stränga krav ger goda referenser
Det ställs ofta stränga krav på leverantörerna till offentlig sektor, och många tycker att det är så pressande med alla dokumentationskrav att de inte orkar delta i offentliga upphandlingar.
Men det är också detta som gör att en offentlig kund blir en bra referens för framtida uppdrag. Med en offentlig verksamhet på kundlistan har du en bekräftelse på att du och ditt företag besitter de egenskaper som klarar konkurrensen med andra seriösa företag.
Bra jobb och säkra betalare
En offentlig kund kan inte gå i konkurs och är därför en säker betalare. Så länge du levererar det du ska kommer kunden att betala. Denna betalningstrygghet saknas i den privata sektorn, där en stor del av fakturorna ofta hamnar hos inkassoföretagen.
Vår rekommendation är därför: Ta chansen och lägg ner det extra arbete som behövs för att delta i och vinna en upphandling. Det kräver lite mer ansträngning i starten, men är absolut värt det när du sedan kan skörda frukterna.
