På den offentliga upphandlingsmarknaden finns det stor efterfrågan på mängder av olika varor och tjänster, för mindre företag kan den offentliga marknaden vara en bra utgångspunkt för att växa och skaffa sig nya uppdrag och trygga intäkter. Innan du ger dig i kast med upphandlingsmarknaden är det några saker som är bra att känna till. I den här artikeln ger vi dig några tips och lite inspiration på din resa från litet till stort företag.
Vad är CPV-koder – och varför behöver du känna till dem?
CPV-koder är ett gemensamt europeiskt ramverk för att kategorisera varor och tjänster inom offentlig upphandling.
Syftet med CPV-koderna är att standardisera de beteckningar som uppdragsgivarna använder för att beskriva vad kontrakten ska omfatta. Genom att gruppera anbudsförfaranden efter olika CPV-koder blir det enklare för dig att söka efter intressanta upphandlingar.
CPV-koderna börjar med ett tal och följs av en beskrivning. Koderna har en struktur där den översta nivån har många undernivåer. Ju fler nollor i koden, desto mer generell är den.
Vi rekommenderar därför att du tar dig tid att identifiera de mest relevanta koderna för ditt företag, så att du kan söka på CPV-koder i stället för ord och begrepp som uppdragsgivarna använder i upphandlingsbeskrivningarna.
Men se upp! Du bör bara använda CPV-koder eller sökord var för sig annars riskerar du att sökfiltret ger färre träffar än vad det egentligen finns för dina intressanta områden.
Med Mercells verktyg kan du få en överblick av den potentiella marknaden samt kommande upphandlingar.
Bevakning: förhandsmeddelanden, kommande upphandlingar och utgående avtal
Med en bevakningstjänst slipper du lägga dyrbar tid på att söka efter aktuella upphandlingar och kan använda tiden till andra och mer produktiva uppgifter. Med en bevakningstjänst får du hela tiden intressanta upphandlingar mejlade till dig så fort de publiceras, det ger dig maximalt med tid att jobba med anbudet
Med Mercells bevakningstjänster kan du exempelvis se i vilka upphandlingar dina konkurrenter deltar, vem som vann och avtalstider. Det innebär att du i god tid kan upptäcka när ett avtal mellan en uppdragsgivare och en av dina konkurrenter är på väg att löpa ut. Detta ger dig goda möjligheter att ta kontakt med uppdragsgivaren redan när de börjar planera nästa upphandling.
Välj en strategi, hur ska du vinna upphandlingen?
Grunden för en anbudsstrategi ligger i tilldelningskriterierna. Det är dessa som uppdragsgivaren kommer att använda för att utse en anbudsvinnare. Tänk på att kontrollera viktningen mellan kriterierna.
Ska du lägga dig på ett lågt pris och satsa på att få höga poäng på priset, men lågt på kvalitet? Det kan fungera när priset är högt viktat. Eller ska du satsa på att bli branschens Rolls-Royce och fokusera på hög kvalitet och högt pris? Det kan kanske fungera när kvalitet är högt viktat i förhållande till priset. Kom ihåg att du måste uppfylla alla tilldelningskriterier!
Var lite kritisk när det gäller vilken upphandling du ska lägga tid på. Det är ingen idé att lämna anbud på måfå. Ha i stället koll på vilka upphandlingar som ditt företag har en verklig chans att vinna och lägg allt fokus på dessa.
Identifiera intressanta utgående upphandlingar innan de löper ut och ta kontakt med upphandlande enheten i god tid för att skapa en dialog. Tvärt emot vad många tror så är det inte förbjudet att kontakta aktuella kunder i den offentliga sektorn. Många inköpare är genuint intresserade av att göra bra inköp och vill lära känna marknaden. Du behöver alltså inte vara rädd för att ta kontakt med potentiella beslutsfattare i den offentliga sektorn för att informera dig om marknadssituationen och vad de eventuellt efterfrågar och saknar på dagens marknad.
Till exempel har de flesta kommuner en lista över anställda på hemsidan och du har därför möjlighet att hitta både telefonnummer och e-postadress till personer i organisationen som arbetar inom ditt fackområde.
Presentera dig och säg var du arbetar och berätta att du vill få en uppfattning om det kommande inköpet. Glöm inte att du bara är ute efter att lyssna på uppdragsgivarens utmaningar samt om personen du kontaktat anser att marknaden saknar något. Lyssna och lär.
Om du får reda på att uppdragsgivaren planerar en upphandling inom ditt segment har du nu möjlighet att lämna några synpunkter och bidra till att skapa ett förtroende för ditt företag och dina lösningar.
Tänk på att även om uppdragsgivaren inte känner till ditt företag sedan tidigare, så känner de garanterat till en eller flera av dina konkurrenter. Många leverantörer upplever också att vinstchanserna är mycket högre i upphandlingar där de har varit med i bilden innan upphandlingen publicerades än i upphandlingar där de inte har haft samma möjlighet.
Vem fattar besluten i anbudsförfaranden?
Detta är en fråga som inte så många tänker på, men när anbuden i en upphandling ska utvärderas kan det antingen vara många personer inblandade eller så kan det vara en enskild handläggare som utvärderar och bestämmer vem som vinner kontraktet.
Du bör därför försöka skaffa dig en inblick i beslutsprocessen och ta reda på vem som till slut avgör valet av leverantör. Är det en grupp eller en jurist? Är inköparen eller gruppen kompetent nog att utvärdera anbudens fackmässiga innehåll?
Om det är en grupp med fackkunniga personer som ska utvärdera anbuden är chanserna goda till en bra utvärdering av anbudens kvalitativa egenskaper.
Skapa bra anbudsrutiner
Att skriva anbud och besvara alla krav är ofta en omfattande uppgift. Om ni är flera i företaget som har olika kompetenser och fackområden är det bra att sätta ihop ett anbudsteam där var och en har sina uppgifter.
Men att bara skapa ett team är inte tillräckligt. Ni måste se till att alla i teamet har en gemensam förståelse för vad som behövs för att vinna ett anbud. Det kan mycket väl vara så att Sofi är duktig på teknisk dokumentation, men om uppdragsgivaren inte förstår vad hon skriver så hjälper det ju inte hur duktig hon är.
- Skapa bra rutiner och se till att dokumentationen som ni upprättar är lättillgänglig och kan återanvändas i flera upphandlingar.
- Jämför med den tidigare upphandlingen för att se var förväntan ligger.
- Se till att ni har ett bra system för arkivering av dokumentationen, så att ni inte behöver lägga värdefull tid på att leta efter gamla dokument.
- Gör checklistor där alla uppgifter har en tidsfrist och en ansvarig. Det låter kanske som mycket besvär och arbete, men vi lovar att ni sparar tid längre fram.
Bra rutiner är nyckeln till bättre anbudssvar, ökade vinstchanser, fler kontrakt och mer pengar.
Men om vi inte är kvalificerade?
Stränga krav är ofta ett hinder för många att delta i offentliga upphandlingar. Många känner sig utestängda från den offentliga marknaden eftersom man inte har de rätta referensuppdragen som krävs för att delta. Utan uppdrag, inga referenser.
I sådana fall kan du samarbeta med andra företag som har de nödvändiga kvalifikationerna. Du kan till exempel slå dig ihop med ett enmansföretag med specifik nyckelkompetens så att ni tillsammans blir kvalificerade. Detta kan gagna båda parter, och kan bli starten på ett givande samarbete som gör att båda får möjlighet att växa.
Vad gör du om du förlorar en upphandling?
Alla kan inte vinna, det finns trots allt bara en förstaplats, till en början kommer ni antagligen uppleva att ni förlorar fler upphandlingar än vad som känns rättvist.
Då är det viktigt att inte ge upp utan istället ta reda på varför ni faktiskt förlorade. Läs noga igenom brevet från uppdragsgivaren för att förstå vad som behöver förbättras till nästa gång. Skaffa dig kunskap om konkurrenternas fördelar, och hur ni kan matcha dessa på ett bättre sätt i nästa upphandling.
Det är inte säkert att ni är en sämre anbudslämnare än konkurrenterna, men ni kanske inte fick fram budskapet på ett bra sätt? Kanske fokuserade ni för mycket på förhållanden som ni anser vara en fördel för kunden, medan uppdragsgivaren har lagt vikt vid andra saker i anbuden. Kontrollera därför noggrant tilldelningskriterierna innan ni skriver anbudet.
Kom ihåg att det inte finns något som hindrar er från att ta kontakt med uppdragsgivaren och ber om mer information om tilldelningen, men vänta gärna tills tidsfristen för avtalsspärren har löpt ut och kontraktet är tecknat. Då kanske uppdragsgivaren kan vara lite mer öppen och ge konkret feedback på anbudet eftersom det inte längre är någon risk för att ni ska överklaga och skapa problem för uppdragsgivaren.
Använd er sen av denna information; den är värdefull när ni ska skriva anbud i nästa upphandling.
Sammanfattning
Det finns många företag som har vuxit tack vare upphandlingsmarknaden. Den offentliga sektorn är möjligheternas marknad och nyckeln till framgång är:
- Skaffa dig en inblick i marknadsmöjligheterna. Söka efter förhandsmeddelanden så att ni har möjlighet att komma i kontakt med uppdragsgivarna i konkreta upphandlingar. Detta ger er ett försprång när upphandlingen publiceras och ökar vinstchanserna.
- Lära dig det grundläggande om regelverket. Hos oss på Mercell kan du både ta del av relevant information men även få hjälp att förstå och komma vidare, genom exempelvis kostnadsfria webbinar.
- Lägga upp en strategi och ta reda på var ni ska sätta in stöten beroende på vilka upphandlingar ni ska delta i.
- Skapa bra rutiner redan från start och inrätta ett bra system för arkivering av dokumentationen så att den är lättillgänglig för alla som arbetar med anbuden.
- Om ni inte vinner, analysera varför och gör det bättre nästa gång.
Lycka till och kom ihåg att vi på Mercell finns med er på resan där ni behöver oss!
