Vilka upphandlingsförfaranden bör du undvika?

Upphandling

De flesta av oss har en späckad vardag, och anbudssvar till det offentliga står vanligtvis inte överst på prioriteringslistan. Samtidigt är det ju så att ett kontrakt med en offentlig kund har sina fördelar. De är trygga betalare och kan fungera som en bra referens längre fram. Läs vidare för att se vilka upphandlingsförfaranden du bör undvika för att kunna vinna fler upphandlingar.

Att prioritera upphandlingar

I en jäktig arbetsdag med många upphandlingar kan det vara viktigt att prioritera rätt, och detta gäller särskilt anbudssvar. I en informell undersökning tillfrågades några företag om de:

a) svarade på alla anbudsförfrågningar de kom över

b) svarade på de anbudsförfrågningar de hade tid med

c) gjorde en ingående utvärdering och svarade noggrant på de mest attraktiva förfrågningarna.

 

Överraskande nog var det många som svarade alternativ a, det vill säga alla anbudsförfrågningar de kom över. Det innebär i praktiken att de lade tid på att svara på anbudsförfrågningar som de kanske inte hade en möjlighet att vinna eller som de egentligen inte ville vinna.

Prenumerera gratis på vårt nyhetsbrev - med artiklar från Upphandlingsbloggen

Granska tilldelningskriterierna

Ett viktigt verktyg för att vaska fram de mest attraktiva upphandlingarna är att granska tilldelningskriterierna. Kortfattat är tilldelningskriterierna de aspekter som uppdragsgivaren kommer att använda för att välja leverantör i upphandlingen. Utöver pris kan det kan röra sig om flera olika aspekter.

Undersök noga viktningen av kriterierna. Viktningen anges i procent och säger något om hur viktiga de olika aspekterna är för uppdragsgivarna, och kanske vad de är villiga att betala lite extra för.

 

Viktningen i anbudsförfrågan visar vad som är viktigast

Stor vikt på pris betyder att de andra kriterierna får mindre betydelse, och ju högre priskriteriet är viktat desto större blir prispressen i upphandlingsförfarandet.

Om en anbudsförfrågan till exempel innehåller tre tilldelningskriterier, och priset är viktat med 60 eller kanske så mycket som 70 procent, betyder det att du måste ha toppoäng på bägge de andra kriterierna för att vinna kontraktet om du inte är billigaste anbudsinlämnare i upphandlingen.

Detta beror naturligtvis på hur stor prisskillnaden är, men erfarenhetsmässigt ska det mycket till för att kunna ta igen en förhållandevis liten prisskillnad med en så stor betoning på priset.

 

Hur är priskriteriet viktat i upphandlingen?

Om priskriteriet är lågt viktat betyder det att upphandlingen kommer att rikta in sig mer på kvalitet och prestation. Tar vi samma exempel som tidigare: tre kriterier, men denna gång med 30 eller 40 procents vikt på priset, blir bilden genast en helt annan. Om ditt företag har höga poäng på kvalitetskriterierna har du fortsatt möjlighet att vinna upphandlingen även med ett högre pris.

Prova upphandlingsbevakning 

 

Känn dina styrkor

Har ditt företag ett starkt fokus på kvalitet och satsar på kunder som är villiga att betala lite mer bör du undvika upphandlingar med stor vikt på priset. Vänta istället på en upphandling där priset är lågt viktat, och sätt in större resurser på att skriva ett genomarbetat och bra anbud. Granska uppdragsbeskrivningen och tilldelningskriterierna noga och gör ett grundligt arbete med att besvara anbudsförfrågan.

 

Har ni istället ett starkt fokus på lägsta möjliga pris bör ni leta efter anbud där priset är högt viktat. Men därmed inte sagt att ni kan slarva med anbudssvaret. Tänk på att alla aspekter som uppdragsgivaren har viktat under tilldelningskriterierna måste vara besvarade, annars riskerar ni faktiskt att anbudet avvisas.