I samband med upphandlingar är det många leverantörer som har varit med om att förlora ett kontrakt man har haft med samma kund i åratal.
Ofta slår förlusten ner som en blixt från klar himmel, och om uppdragsgivaren är en stor och viktig kund kan bortfallet bli dramatiskt. För många kan det betyda slutet på verksamheten när man går miste om ett stort och mångårigt kontrakt.
Hur kunde detta hända? Varför kan inte uppdragsgivaren bara förlita sig på de goda erfarenheterna av ditt företag och förlänga avtalet?
Kan inte kontraktet bara förlängas?
För vissa typer av kontrakt är avtalstiden begränsad. Till exempel är avtalsperioden för ramavtal begränsad till högst fyra år.
För andra avtal som har en förbestämd avtalsperiod har uppdragsgivaren kanske helt enkelt inte tillåtelse att förlänga avtalet. Detta kallas på fackspråk för ”otillåten direktupphandling”. Uppdragsgivaren har alltså inte något val, även om ni båda gärna skulle ha förlängt avtalet.
När ett kontrakt som du har haft med samma uppdragsgivare i många år löper ut och det blir en ny upphandling måste du se upp.
Ska du fortsätta i gamla spår eller är det dags att tänka i nya banor?
Dags att tänka nytt
Eftersom du har haft denna uppdragsgivaren som kund under lång tid utgår du ifrån att kunden känner ditt företag och er kapacitet, och att du därför inte behöver göra något mer än att justera priserna och lämna lite rabatt. Därutöver räcker det att bekräfta att allt kommer att vara som det alltid har varit.
Det är ett misstag. Reglerna är klockrena: varje anbud i ett upphandlingsförfarande måste stå på egna ben.
Reglerna är nämligen följande: uppdragsgivare har inte rätt att utvärdera andra förhållanden än de som beskrivs i anbudet. Det är därför ditt jobb och ditt ansvar att skriva anbud som matchar dina konkurrenters i upphandlingen.
Om uppdragsgivaren inte kan använda sina erfarenheter av ditt företag som argument för att välja dig i nästa omgång, så är det faktiskt helt enligt reglerna.
Då reglerna är så strikta på detta område måste du alltså beskriva ditt erbjudande i detalj:
- Vilka personer som ska utföra uppdraget
- Hur snabbt du kommer när de ringer
- Produkternas kvalitet
Kravspecifikationen i upphandlingsunderlaget måste besvaras noga och alla tilldelningskriterier beskrivas. Du kan inte luta dig tillbaka på ditt goda namn och renommé för att tilldelas kontraktet ännu en gång.
Varför ändra på något som fungerar?
Många har gått i samma fälla. Det är nämligen högst sannolikt att du har en konkurrent som är sugen på nya uppdrag och som lägger ner sin själ i detta anbud.
För att möta denna konkurrens måste du använda allt det du vet om uppdragsgivaren och tänka ut nya lösningar.
Du känner uppdragsgivaren bättre än dina konkurrenter och har därför ett försprång i upphandlingsförfarandet.
Kommer du på något som förenklar vardagen för båda parter?
Du kan rutinerna, vet vad som fungerar och vad som kanske inte fungerar. Du känner personalen och vet hur du ska bemöta dem för att komma i mål med uppdraget.
Finns det något som du har lite dåligt samvete över, något du slarvat med eller kanske fått klagomål på? Om du inte nämner detta i upphandlingen ger du kanske intryck av att strunta i problemen eller att du undviker att nämna detta för att inte skapa dålig stämning. Men man ska inte vara rädd för att medge att allt kanske inte gått som på räls. Du ska bara se till att beskriva vad ni ska göra för att undvika dessa problem i framtiden.
Så sätt dig ner och tänk noga igenom vad du anser kan förbättras. Den perfekta leverantören finns antagligen inte, men du har alla förutsättningar att komma så nära som möjligt.
Sammanfattning
Ett mångårigt kontrakt kan oftast inte förlängas utan att uppdragsgivaren bryter mot regelverket. Har du och uppdragsgivaren en mångårig relation ska du vända detta till din fördel:
- Utnyttja din erfarenhet av uppdragsgivaren till att föreslå lösningar som du vet fungerar
- Försök att hitta nya lösningar på sådant som inte har fungerat perfekt
- Var inte rädd för att medge att allt inte fungerat problemfritt, men se också till att föreslå åtgärder för att undvika att detta upprepar sig