Förutom annonsering av traditionella upphandlingar annonserar Mercell även DIS- och ramavtal; två termer som allt för ofta tas för samma sak. Faktum är att det finns markanta skillnader mellan ett DIS-avtal och ett ramavtal, där den kanske största innefattar en större frihet för leverantörer inom DIS-systemet.
Här går vi igenom vad de två begreppen egentligen betyder och vad som skiljer dem åt, samt vilka olika möjligheter de erbjuder för upphandlande organisationer och leverantörer.
Vad är ett DIS?
DIS står för ’dynamiskt inköpssystem’ och är en elektronisk metod för upphandling. I vissa fall kallas DIS för öppet ramavtal, på grund av flexibiliteten systemet erbjuder.
DIS har många likheter med en vanlig upphandling, men på grund av dess funktioner är det en mycket snabbare process. DIS fungerar som ett förkvalificeringssystem som är giltigt under den tidsperiod som den upphandlande organisationen bestämmer.
All kommunikation mellan leverantörer och upphandlare sker helt elektroniskt i DIS-systemet.
Den största styrkan med DIS är möjligheterna till ett brett urval av leverantörer. Eftersom den upphandlande organisationen själv kan bestämma giltighetstiden, kan ett DIS hållas öppet och marknadsföras för nya leverantörer under en längre period.
Genom att utnyttja konkurrensen kan upphandlande organisationer få in fler lämpliga leverantörer vid inköp av regelbundna varor och tjänster – vilket kan vara en effektiv och standardiserad metod att ta till på marknader som är under snabb utveckling.
Som leverantör väljer du själv vilka anbudsinbjudningar du vill svara på, vilket skapar stor flexibilitet. Eftersom DIS kan delas upp i olika kategorier är systemet även passande för såväl mindre som större företag.
Vad är ett ramavtal?
Ett ramavtal är ett avtal som kan tecknas för upphandlingar av varor och tjänster. Det fastställer villkoren för framtida kontrakt under en viss tidsperiod.
En stor del av alla annonserade upphandlingar är så kallade ramavtal. Ramavtalet skiljer sig från ett vanligt upphandlingskontrakt på det sätt att det behandlar upphandlarens villkor som ska tilldelas i framtiden, men under ramavtalets giltighetstid.
Vanliga upphandlingskontrakt avser istället en faktisk anskaffning. Ett ramavtal får i LOU bara gälla i fyra år och i LUF åtta år, men undantag för vissa specialfall. Fördelen med ramavtal är effektiviteten och framförhållningen det innebär.
Upphandlande organisationer kan med stor användbarhet utnyttja ramavtal när de tror sig kunna förutse framtida behov av en viss vara eller tjänst. På så sätt kan de planera för ett återkommande behov i god tid.
Vad är skillnaden?
Som tydliggjorts ovan, har DIS-avtal och ramavtal en hel del skillnader. Här redogör vi för de största:
- Giltighetstiden: medan DIS-avtalet inte har någon förbestämd gräns för hur lång giltighetstiden ska vara, har ramavtalet enligt lag specifika bestämmelser.
- Öppenheten: till skillnad från ett ramavtal är DIS öppet för alla kvalificerade leverantörer att ansluta sig till, och leverantörerna är i sin tur inte skyldiga att lämna anbud på en specifik inbjudan från upphandlande organisation.
- Förfarande: DIS upphandlingsförfarande är styrt, medan ramavtalet tillåter att olika förfaranden används.
- Administrationsavgift: det är inte tillåtet att inom DIS ta ut någon typ av administrativ avgift av leverantörer som vill delta eller deltar i systemet. För ramavtal kan en administrationsavgift tas ut under avtalsperioden.
- Kommunikation: all kommunikation för DIS ska tas elektroniskt och får inte tas muntligt. Några sådana bestämmelser finns inte för ramavtal.
Hitta, bevaka och ta del av upphandlingar och dess underlag. Aktuella såväl som historiska!