Funktionsupphandling och rating av leverantörer – så tycker experterna

Två av de hetaste diskussionsämnen på Mercell LIVE 2022 var om upphandlingsbranschen helt bör övergå från detaljstyrda till funktionsstyrda upphandlingar. Och ska man ge leverantörer en rating? Här har vi samlat tankarna från några av experterna på scenen som diskuterade frågorna; Lena Wennerklint, Ann-Heléne Klasson, Fredrik Kristiansson och Magnus Johansson. 

I november 2022 möttes företagare och inköpare på mötesplatsen Mercell LIVE för att tillsammans utveckla den offentliga affären. Temat för dagen var “Maxa dialogen” med 16 experter och inspiratörer som gav trendspaningar, konkreta verktyg och tips. För att öka dialogen samlade vi experter på scenen som tillsammans diskuterade framtidens offentliga affärer.

Funktionsupphandling eller detaljstyrd upphandling?

Ett sätt att göra det enklare för fler företag att lämna anbud i offentliga upphandlingar är att fokusera mer på behovet som finns i så kallade funktionsupphandlingar. Diskussionen om detta startades med en Menti-undersökning och 93% av publiken svarade att de föredrog funktionsupphandlingar över detaljupphandlingar. 

Ann-Heléne Klasson, inköps- och upphandlingschef på Falkenbergs kommun har redan dragit igång arbetet med att formulera upphandlingarna efter den önskade funktionen och hon var positiv. 

– Vi sitter på vår kompetens i upphandling och den processen, men vi kan inte vara experter på alla områden. Det är därför vi behöver ta hjälp av våra leverantörer och kolla hur utvecklingen ser ut framåt. Samtidigt gör funktionsupphandlingar att man inte heller blir låst under avtalstiden utan det fortfarande finns möjligheter att driva på utvecklingen. Det är inte satt i sten hur behovet ska lösas utan bara att vi vill ha bästa möjliga lösning, sa Ann-Heléne. 

Fredrik Kristiansson, head of customer success på Mercell Commerce, flikade in i diskussionen med erfarenheter från när han jobbade som Country leader Public Bid Manager på Ikea. 

– Då kunde vi inte vara med på någon upphandling för kraven var ställda efter den marknad som fanns. Ett exempel var när en upphandling hade ett skallkrav på 100 kg lyftkraft för ett höj- och sänkbart skrivbord, men Ikeas bord lyfte bara 70 kilo. Min fråga blev då “vad gör ni på skrivborden?”, sa Fredrik. 

Lena Wennerklint, upphandlingschef på Lidingö stad, menar att deras upphandlingar ofta innehåller både funktionskrav och detaljstyrda krav, och att de olika tillvägagångssätten passar olika bra på olika marknader. Magnus Johansson, Företagarna, höll med, men tillade att han tror att alla upphandlingar gynnas av att innehålla ett viss mått av funktionskrav. 

– Jag tror det handlar om mod, att beställaren vågar släppa garden och låter leverantören presentera hur behovet ska uppfyllas. Man vet inte alla gånger vad det kommer in för lösningar och då gäller det att ta det stora klivet, sa han.

Rating av leverantörer – ska vi eller ska vi inte?

Ett annat sätt att förenkla upphandlingsprocessen är att låta inköparen sätta en rating på leverantören för att kunna synliggöra om någon har misskött sig. 

– Vi har funderat på att införa det som en funktion i Mercell, så att man kan sätta betyg på både leverantören men även hur dialogen har varit, på kravspecen och sådana saker – så att även upphandlaren får en rating, sa Fredrik Kristiansson. 

Ann-Heléne instämde i att det är en god idé som de själv hade diskuterat på hennes arbetsplats. 

– Vi gör affärer med många leverantörer och då hade det varit bra, även som ett verktyg för att anpassa dialogen med olika marknader. Vi som upphandlare får redan en rating i många olika mätningar så varför inte mäta leverantören också? sa hon. 

Publiken fick också frågan om de tyckte det var en bra idé att börja sätta betyg på leverantörer i offentliga upphandlingar, och även om 80% svarade “ja” var det några som klickade i “nej”. En av deltagarna i publiken ställde sig upp och inflikade i diskussionen:

– I den bästa av världar skulle det fungera utmärkt, men om vi nu börjar svartlista stackars företagare – vad skulle det innebära? Även stora bolag kan ha många lokala leverantörer och vad händer då om en är dålig? En leverantörsrating kräver att man har ett otroligt bra system för detta som ger en bra trovärdighet. Den konkurrenslagstiftning vi jobbar med ska fungera som ett skydd för leverantören. 

Magnus Johansson, konkurrens- och upphandlingsexpert på Företagarna höll med om att risken förstås blir att någon får en dålig rating som gör att andra avstår från samarbetet, och att bedömningar alltid innehåller ett visst mått av subjektivitet. 

– Samtidigt kanske sanningen visar sig om man samlar in många omdömen, avslutade han.

Magnus tror att intresset för offentliga upphandlingar kommer att bli större under kommande ekonomiskt svåra period eftersom det ger en trygg ekonomisk partner.
 
– Jag blir imponerad över den proaktivitet många kommuner visat sig ha, som vi upplevt här bland talarna på Mercell LIVE. Det visar att man på allvar vill göra sig attraktiv som affärspartner så att företagen faktiskt väljer kommunerna, sa han. 

Samtidigt poängterade han att det bara är 25% av Företagarnas 60 000 medlemmar som någon gång lämnat ett anbud i en offentlig upphandling. Det finns stor potential för företagare att hitta nya affärer.

Fotograf: Kristin Viktorsson