I många upphandlingar krävs det mycket dokumentation. Vissa tycker att dokumentationskraven blir onödigt många och omfattande och ofta uppfattas de som mindre relevanta för uppdraget.
När är det tillräckligt med dokumentation i upphandlingen?
Svaret är egentligen mycket enkelt: Tillräckligt.
Som huvudregel gäller:
- Du måste lämna in all dokumentation som efterfrågas i upphandlingsunderlaget.
- Du behöver inte skicka in mer än det som efterfrågas.
Det kan verka som en självklarhet, men uppdragsgivare får in väldigt många anbud där det saknas dokumentation som klart och tydligt efterfrågats i upphandlingsunderlaget.
Hur detaljerad dokumentationen måste vara kan vara lite svårt att avgöra från fall till fall, men försök att se det ur uppdragsgivarens perspektiv.
Det finns två frågor som uppdragsgivaren ställer sig:
- Kan det uppfattas som att jag varit för snäll?
- Kan den här leverantören leverera det vi efterfrågar?
Kan det uppfattas som att jag varit för snäll?
En liten anekdot i det här sammanhanget:
Vi vet en inköpare inom den offentliga sektorn som sade så här på ett seminarium en gång:
”Utgångspunkten är alltid att alla anbud i upphandlingen är avvisade tills motsatsen bevisats.”
Även om detta kan låta brutalt så är nog den här inställningen vanligare än man tror. Men de flesta inköpare kanske skulle välja en något mildare formulering.
Många inköpare har erfarenheten att om man är för snäll och släpper igenom en leverantör som egentligen borde ha avvisats så uppstår det ofta problem i ett senare skede.
Tänk dig att ditt företag vinner upphandlingen och en av dina konkurrenter klagar och ber om insyn i ditt anbud. Det är vanligt att en leverantör som inte vunnit kontraktet begär ut handlingar för att få insyn i tilldelningsbeslutet. Så du måste alltid vara beredd på att dina konkurrenter får insyn i anbuden som lämnats in till en upphandling.
Uppdragsgivaren måste då försvara varför de underlag du har skickat in är tillräckliga för att dokumentera att minimikravet som anges i upphandlingsunderlaget är uppfyllt.
Uppdragsgivaren kan inte kontrollera på nätet eller använda sina egna erfarenheter av ditt företag.
Det är bara utifrån dokumentationen som lämnats in i samband med anbudet som uppdragsgivaren ska göra sin bedömning.
Kan den här leverantören leverera det vi efterfrågar?
För att sålla ut dem som inte är kvalificerade för uppdraget sätter uppdragsgivaren upp olika kvalifikationskrav. Exempel på det kan vara:
- Referensprojekt
- Certifieringar och godkännanden
- Kapacitet
- Ekonomisk kapacitet
Det kan också röra sig om miljö- eller kvalitetsstyrning. Om det rör sig om en så kallad reserverad upphandling kan företaget behöva ha ett godkänt program för skyddad anställning (OSA).
Ofta är tjänsten utformad så att myndigheterna kräver särskilda tillstånd eller certifieringar för att utföra jobbet. I så fall kan detta vara ytterligare en fallgrop för inköparen. En inköpare kan vara rädd för att godkänna anbudet från en leverantör som inte uppfyller lagstadgade krav.
Dokumentation på referensprojekt i ett anbud
I många upphandlingar måste du lämna en referenslista. Det kan finnas krav på att denna lista måste innehålla till exempel tre likvärdiga leveranser under de senaste 3 åren.
Minimikraven varierar, så här måste du se till att läsa kraven noga.
Men om kravet är 3 likvärdiga leveranser de senaste 3 åren måste du välja ut 3 liknande referensprojekt. Och tänk på att referensprojekten måste vara jämförbara med det du ska lämna anbud på.
Om minimikravet är 3 referensuppdrag och du bara har 2 som är likvärdiga bör du allvarligt fundera på om det är värt att lägga ned tid på att skriva ett anbud.
Certifieringar och godkännanden i upphandlingen
När det gäller certifieringar och godkännanden så är ju detta väldigt konkret. Antingen är man godkänd eller inte. Kontrollera bara att certifieringen fortfarande gäller.
I byggbranschen ställer man ofta krav på centrala godkännanden efter åtgärdsklass.
Om ditt företag har centrala godkännanden måste du se till att de uppfyller kraven. Det håller inte att komma med ett centralt godkännande för en klass lägre än minimikravet för upphandlingen eller inom ett annat område.
Om du är osäker på dokumentationskravet hör du av dig till uppdragsgivaren och frågar i stället för att gissa dig fram. Och även om det som du läser här kan gå hem hos vissa uppdragsgivare kan andra vara desto striktare. Så det här är absolut inget facit.
Dokumentation på leverantörens kapacitet
Dokumentation på kapacitet kan vara ett osäkerhetsmoment. Vad är tillräckligt hög ”kapacitet”?
Om det inte finns några minimikrav specificerade, försök sätta dig in i uppdragsgivarens situation och fundera lite på vad han eller hon är rädd ska gå fel:
- Har företaget tillräckligt med personal för att slutföra projektet i tid?
- Vad händer om några blir sjuka?
- Vad händer om vi behöver mer kapacitet en kort period?
- Har de tillräckligt med maskiner?
- Har de maskiner som är lämpade för uppdraget?
- Har de en organisation som är tillräckligt robust för oss?
- Är detta ett seriöst företag?
Leveranssäkerheten och vissheten om att ni är ett seriöst företag som har ärliga avsikter är viktigt. Och det är ditt jobb att övertyga uppdragsgivaren om detta.
Krav på företagets ekonomi
I många fall ber uppdragsgivaren om kreditvärdering med ett betyg. Ofta sätts minimikravet till ”A” eller motsvarande betyg som betyder ”kreditvärdig”.
Om minimikravet är ”A” och din rapport visar på ”B” eller lägre är det ingen idé att lämna in något anbud.
Om ditt företag vinner upphandlingen och en konkurrent kontrollerar era kreditbetyg och upptäcker att ni inte uppfyller minimikravet, har uppdragsgivaren brutit mot regelverkets krav när det gäller förutsägbarheten och måste därmed ändra sitt tilldelningsbeslut.
Men det finns också en del uppdragsgivare som efterfrågar en fullständig redovisning med styrelsens årsberättelse och revisionsberättelse för de senaste 3 åren. Hur redovisningen bedöms från gång till gång kan variera väldigt mycket och beror naturligtvis på uppdragsgivarens kompetens inom redovisning.
Se till att skicka in det som efterfrågas när det gäller redovisningsunderlag. Då ligger ni i alla fall ett steg närmre.
Om ni är ett nystartat företag behöver ni skicka en fråga till uppdragsgivaren, om det står något om det i upphandlingsunderlaget.
Om ni ska samarbeta med andra företag
Ofta kan det vara smart att samarbeta med andra företag för att kunna leverera en komplett tjänst. Det kan finnas flera goda skäl till det:
- Total kompetensprofil för båda företagen kan tillsammans ge ett bättre totalbetyg
- Tillgång till referensuppdrag som ni annars inte skulle ha
- Tillgång till specialteknik
- Tillgång till certifieringar eller godkännanden
- Högre kapacitet
Gör upp vilket företag som är anbudsgivare och vilka företag som ska fungera som underleverantörer. Kom ihåg att uppdragsgivaren antagligen bara kommer att få fakturor från det anbudsgivande företaget, så ni måste komma överens om hur ni ska göra upp detta er emellan.
Ge en kort beskrivning av varje enskilt företag och vad det enskilda företaget ska leverera inom ramen för kontraktet. Gör ett organisationsschema som visar vem som gör vad.
Om det är ett fasindelat projekt där de olika företagen ska utföra olika uppgifter enligt fastställda delmål kan du tillhandahålla en genomförandeplan som visar rollfördelningen i de olika faserna.
Kom ihåg att skicka med undertecknade samarbetsavtal som intygar för uppdragsgivaren att det här är ett verkligt samarbete.
Kom ihåg att bifoga alla efterfrågade underlag för alla underleverantörer, till exempel:
- Alla efterfrågade intyg
- Referenslistor
- Registreringsbevis
- Certifieringar
Dokumentation på miljöstyrning
Det blir allt vanligare med krav på miljöstyrning. En av anledningarna till det är att regelverket kräver att uppdragsgivaren ska utvärdera de miljömässiga konsekvenserna av alla upphandlingar. Detta kan se lite olika ut.
Ett väldokumenterat miljöstyrningssystem omfattar bland annat:
- Hur miljöhänsyn är förankrad i ledningen och hur de anställda i företaget informeras om det
- På vilka områden företaget har sina största miljöutmaningar
- Vilka miljömål företaget har
- Vilka åtgärder ni vidtar för att nå dessa mål
- Rutiner för att registrera måluppfyllelse och fånga upp avvikelser
- Hur avvikelserna hanteras och åtgärdas
- Hur hela företaget involveras i mål, måluppfyllelse, avvikelser och åtgärder
Några meningar om att man släcker ljuset på kvällen och tar tåget till möten räcker inte. Det är inte ett system.
Dokumentation på kvalitetsstyrning
Samma sak gäller för kvalitetsstyrning som för miljöstyrning.
Några meningar om att ”vi jobbar kontinuerligt med att kunden ska bli nöjd” är inte heller något system. Utgå från listan ovan och byt ut allt som har med ”miljö” att göra till ”kvalitet”.
Några ord om styrningssystem
Det är inte alla små och medelstora företag som har etablerade och välfungerande system för miljö- och kvalitetsstyrning.
När man ska lämna ett anbud i en upphandling kan man bli lite överrumplad och skriver ett dokument efter bästa förmåga för att försöka uppfylla dokumentationskravet.
Tänk på att uppdragsgivaren senare kan kontrollera om företaget verkligen har ett system som det du har beskrivit i anbudet.
Om det kommer fram att ”systemet” i själva verket bara är ett dokument som ligger på vd:ns dator har uppdragsgivaren rätt att säga upp kontraktet.
Därmed inte sagt att ni inte kan använda ett upphandlingsförfarande för att få till stånd det som kan bli början på ett välfungerande styrningssystem. Men kom ihåg att beskrivningarna måste stämma överens med insatsen i företaget.
Vad händer om ni är bättre kvalificerade än minimikravet i ett anbud?
En del tror att om man är mer kvalificerad än minimikravet så räknas det som något positivt i bedömningen.
Detta är tyvärr en myt. I alla fall när det gäller offentliga upphandlingar. Antingen är man kvalificerad eller inte. Solid ekonomi ska inte ge extra poäng i bedömningen.
Och detsamma gäller de andra kvalifikationskraven.
När anbuden utvärderas
Om två anbudsgivare skulle stå helt lika när anbuden utvärderas och viktas mot varandra så får inte uppdragsgivaren välja leverantör A för att de har en mer solid ekonomi, bättre kapacitet eller bättre kvalitetssystem.
Reglerna säger att antingen uppfyller man minimikraven och är kvalificerad i upphandlingen eller så är man det inte.
Om du upplever avvikelser från detta i ett upphandlingsförfarande som du har deltagit i har du rätt att klaga.
Sammanfattning
Så hur mycket dokumentation måste du skicka in?
Som du har sett finns det sällan något enkelt svar på det. Men försök tänka lite på hur uppdragsgivaren ska kunna försvara sitt val för dina konkurrenter om det blir ditt företag som vinner kontraktet.
Uppdragsgivaren ska kunna försvara sitt val
Kom ihåg att det bara är de underlag du skickar in tillsammans med anbudet som kommer att bedömas. Uppdragsgivaren har inte möjlighet att söka på nätet eller använda egna erfarenheter om du glömmer skicka in någon dokumentation.
Kom ihåg att minimikrav är minimikrav.
Om du inte kan dokumentera att ni uppfyller minimikravet är det bortkastad tid att försöka skriva ett anbud.
Om du är osäker på något dokumentationskrav bör du kontakta uppdragsgivaren i god tid innan du börjar skriva anbudet. Om du baserar dina underlag på egna gissningar så är risken stor att du gissar fel.